Le cabinet Audit Consulting Group. met à votre disposition la solution Web « Module Caisse » pour répondre aux obligations légales de tenue et de suivi de vos opérations de caisse.
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1. SYSTÈMES DE CAISSE ET LOGICIELS UTILISÉS PAR LE PROFESSIONNEL
A compter du 1er janvier 2018, les entreprises et les commerçants sont tenus d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse sécurisé certifié NF525 par l’Administration Fiscale.
Il est fait obligation d’utiliser « un système de caisse ou un logiciel satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’Administration Fiscale ».
Ces conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données doivent être attestées :
- soit par un certificat délivré par un organisme tiers accrédité (attestation d’homologation par un tiers habilité à conduire des audits de certification du haut niveau de sécurité),
- soit par une attestation individuelle de l’éditeur selon laquelle le logiciel est sécurisé, et conforme à un modèle fixé par l’administration.
Le modèle d’attestation de caisse est disponible sur le site www.impots.gouv.fr ou sur dans le BO-LETTRE-000242-20160803.
Le fait de ne pas justifier de cette attestation ou de ce certificat est sanctionné par une amende de 7 500 € par unité saisie.
Les agents de l’Administration pourront intervenir à leur bon vouloir, de manière inopinée dans les locaux professionnels entre 8 heures et 20 heures ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activité professionnelle.
2. TENUE DE LA COMPTABILITÉ EN MATIÈRE DE CAISSE
Le solde du livre de caisse ou des feuilles de caisse représente l’existant en caisse de chaque journée. Ce solde doit être tiré en fin de journée avec un inventaire des valeurs détenues dans la caisse.
Chaque sortie de caisse doit figurer et doit préciser le tiers concerné afin que ces sorties puissent être affectées en comptabilité. Les mouvements de fonds doivent faire l’objet d’un enregistrement distinct (Rép. Francou, Sén. 19 janvier 1982) :
- remise des espèces à la banque,
- remise des chèques à la banque,
- règlement des clients par carte bleue,
- remise des tickets restaurants,
- règlements par virement,
- prélèvements personnels de l’exploitant.
En cas de contrôle, il convient de fournir les brouillards de caisse, bandes enregistreuses, bordereaux de remises en banque ou tout autre document justificatif de recettes ou de dépenses permettant de distinguer les opérations effectuées en espèces de celles qui ont donné lieu à un encaissement ou à un paiement par chèque.
En ce qui concerne les rouleaux de caisse enregistreuse, ils font partie des « pièces justificatives » du chiffre d’affaires sur lesquelles le droit de communication de l’Administration s’exerce. Il convient de les conserver 6 ans.
Les textes légaux sont les suivants : « la valeur probante de la comptabilité ne résulte pas uniquement de l’existence des pièces justificatives mais des possibilités de recoupement qu’elles permettent de faire ».
Une comptabilité n’est pas probante lorsque le détaillant ne peut justifier du montant des recettes journalières qu’en présentant des bandes de caisse enregistreuse ne comportant pas la désignation des articles vendus (CE 8 août 1990).
L’inscription en fin de journée du total des recettes ne constitue pas à elle seule une justification et une simple bande d’additionneuse ou de caisse enregistreuse n’a pas une grande force probante.
Enfin, les opérations doivent être ventilées par taux de TVA et par type de recettes.
Notion de valeur probante de la comptabilité :
En cas de non respect des règles édictées ci-dessus par l’Administration fiscale, le rejet de la comptabilité est possible. Dans ce cas, l’Administration peut rectifier d’office les bases d’imposition et les sanctions sont très lourdes.
Audit Consulting Group.
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