Compte tenu du confinement visant à lutter contre la propagation du coronavirus, les visites d’information et de prévention (VIP) ainsi que les examens d’aptitude auxquels sont soumis vos salariés peuvent être différés par le médecin du travail. Le point sur les règles applicables en la matière.

À savoir : cette possibilité de report concerne les visites et examens qui doivent se dérouler entre le 12 mars et le 31 août 2020 pour les salariés du régime général de la Sécurité sociale et du régime agricole.

Les visites d’information et de prévention

Les VIP réalisées lors de l’embauche, ou leur renouvellement, peuvent être reportées jusqu’au 31 décembre 2020. Exception faite des VIP initiales qui concernent les travailleurs handicapés, les jeunes de moins de 18 ans, les titulaires d’une pension d’invalidité, les femmes enceintes, venant d’accoucher ou allaitantes, les travailleurs de nuit et ceux exposés à des champs électromagnétiques dépassant certains seuils. Autrement dit, ces visites ne peuvent pas être différées.

Les examens d’aptitude

Lorsqu’ils occupent un poste à risque, les salariés doivent passer, avant leur prise de poste effective, un examen médical d’aptitude. Un examen qui est ensuite renouvelé selon une périodicité déterminée par le médecin du travail et qui peut faire l’objet de visites intermédiaires.

Les examens d’aptitude initiaux ne peuvent pas être reportés. En revanche, les examens de renouvellement et les visites intermédiaires peuvent être différées jusqu’au 31 décembre 2020. Sauf les examens d’aptitude de renouvellement des travailleurs exposés à des rayons ionisants classés en catégorie A.

Visites de préreprise et examens de reprise

Le médecin du travail n’est pas tenu d’organiser les visites préalables à la reprise du travail, lorsque cette reprise intervient avant le 31 août 2020. Sont ici concernées les visites de préreprise organisées en vue de favoriser le maintien dans l’emploi des travailleurs qui ont été en arrêt de travail pendant plus de 3 mois.

Quant aux examens de reprise du travail auxquels sont soumis les femmes en congé de maternité, les salariés absents en raison d’une maladie professionnelle ou ceux absents, pendant au moins 30 jours, en raison d’un accident du travail ou d’un accident (ou maladie) non professionnel, ils peuvent être reportés sans que cela empêche la reprise du travail. Mais dans certaines limites seulement :– dans le mois qui suit la reprise du travail, lorsque le travailleur fait l’objet d’un suivi individuel renforcé (poste à risque) ;– dans les 3 mois qui suivent cette reprise pour les autres salariés.

Exceptions : l’examen de reprise du travail ne peut pas être différé pour les travailleurs handicapés, les jeunes de moins de 18 ans, les titulaires d’une pension d’invalidité, les travailleurs de nuit ainsi que les femmes enceintes, venant d’accoucher ou allaitantes.

Et en pratique ?

C’est le médecin du travail qui décide ou non de reporter les visites et examens des salariés. Il peut ainsi les maintenir s’il les estime indispensables au regard des informations dont il dispose sur l’état de santé des salariés, les risques liés à leur poste de travail ou leurs conditions de travail.

Lorsqu’une visite (ou un examen) est différée, le médecin du travail en informe l’employeur et le travailleur concerné en leur indiquant la date à laquelle elle est programmée. Si le médecin ne dispose pas des coordonnées du salarié, il revient à l’employeur de lui faire suivre ces informations.

Précision : lorsqu’une visite de préreprise n’est pas organisée, le médecin du travail prévient la personne qui en est à l’origine (médecin traitant, médecin conseil de l’Assurance maladie ou salarié).

Décret n° 2020-410 du 8 avril 2020, JO du 9

Tous les ans, les travailleurs non-salariés non agricoles (artisans, commerçants et professionnels libéraux) sont tenus de déclarer leurs revenus, via la déclaration sociale des indépendants (DSI), afin que soit calculé le montant de leurs cotisations sociales personnelles. Cette déclaration devant être remplie même si leurs revenus sont déficitaires ou nuls.

Cette année, la déclaration peut être effectuée à compter du 9 avril et jusqu’au 30 juin 2020 via le site www.net-entreprises.fr/.

Une fois que la DSI aura été effectuée, les travailleurs non salariés recevront un nouvel échéancier leur indiquant :– la régularisation des cotisations personnelles dues sur les revenus perçus en 2019 ;– le recalcul de leurs cotisations provisionnelles dues en 2020 sur la base des revenus de 2019 ;– le montant provisoire des premières échéances des cotisations provisionnelles dues en 2021.

Important : les non-salariés qui subissent une baisse de leurs revenus en raison de l’épidémie de Covid-19 peuvent demander à l’Urssaf un recalcul de leurs cotisations personnelles.

Les employeurs qui doivent payer, au plus tard le 15 avril, les cotisations sociales dues à l’Urssaf sur les rémunérations de leurs salariés peuvent, compte tenu des circonstances, reporter tout ou partie de ce paiement. Un report qui est automatiquement de 3 mois et qui, bien évidemment, ne donnera lieu à aucune pénalité.

Attention : le report du paiement ne dispense pas de transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) de mars 2020 au plus tard le mercredi 15 avril 2020 à midi.

En pratique, deux cas sont possibles :– l’employeur règle ses cotisations hors DSN, par virement bancaire : il peut alors soit choisir le montant de son virement, soit ne pas effectuer de virement ;– l’employeur règle ses cotisations via la DSN : il peut moduler son paiement SEPA (soit 0 €, soit le montant de son choix) au sein de cette DSN.

Enfin, les employeurs peuvent choisir de ne payer que les cotisations salariales et d’échelonner le versement des cotisations patronales. Pour cela, ils doivent :– contacter l’Urssaf par téléphone au 3957 ;– ou via leur espace en ligne sur www.urssaf.fr, signaler leur situation via la messagerie (« Nouveau message »/« Une formalité déclarative »/« Déclarer une situation exceptionnelle ».

À savoir : l’Agirc-Arcco permet également aux entreprises qui « présentent d’importantes difficultés de trésorerie » de reporter, en totalité ou en partie, le paiement des cotisations de retraite complémentaire qui doit normalement intervenir le 25 avril.

Les entreprises confrontées à une réduction, voire à l’arrêt total, de leur activité peuvent recourir au prêt de main-d’œuvre. Elles peuvent ainsi mettre leurs salariés à la disposition d’une entreprise (dite « entreprise utilisatrice ») qui manque de personnel, en particulier celles dont l’activité est indispensable à la continuité de la vie de la Nation. Comment procéder ?

Un avenant au contrat de travail

Avant de recourir au prêt de main-d’œuvre, vous devez recueillir l’accord des salariés concernés. En pratique, vous devez conclure avec eux un avenant à leur contrat de travail (notamment par mail ou par courrier).

Ce document doit préciser, en particulier, la durée du prêt de main-d’œuvre, les missions confiées au salarié ainsi que ses horaires et lieu de travail. À ce titre, un modèle d’avenant au contrat de travail conclu dans le cadre du prêt de main-d’œuvre est disponible sur le site du ministère du Travail.

Précision : lorsque le prêt de main-d’œuvre aboutit à une modification des éléments essentiels du contrat de travail du salarié (rémunération, qualification, durée du travail…), l’avenant doit prévoir une période probatoire pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à la mise à disposition.

Les salariés qui sont mis à la disposition d’une entreprise continuent d’être rémunérés par leur employeur d’origine et doivent, au terme du prêt de main-d’œuvre, retrouver leur poste de travail.

Une convention avec l’entreprise utilisatrice

Pour formaliser le prêt de main-d’œuvre, vous devez signer une convention avec l’entreprise utilisatrice. Là encore, un modèle vous est proposé sur le site du ministère du Travail.

À noter : dans les mêmes conditions que pour l’avenant au contrat de travail, une période probatoire pendant laquelle chaque partie peut mettre fin au prêt de main-d’œuvre peut être prévue.

Et attention, le prêt de main-d’œuvre doit être effectué à but non lucratif. Aussi la convention doit mentionner les salaires, primes et avantages divers versés au salarié, l’indemnité de congés payés afférente à la période de mise à disposition, les taxes et charges sociales afférentes et les remboursements de frais professionnels qui sont engagés par le salarié dans l’exercice de sa mission. Concrètement, la convention contient l’ensemble des sommes que l’employeur verse à son salarié et qu’il se fait ensuite rembourser, via une facture, par l’entreprise utilisatrice.

En raison de l’épidémie de Covid-19 qui sévit en France, plusieurs mesures exceptionnelles ont été instaurées par les pouvoirs publics. Ainsi, notamment, les salariés peuvent bénéficier d’arrêts de travail indemnisés sans délai de carence pour maladie, pour isolement (au profit des personnes vulnérables) ou pour garder leurs enfants à domicile. Mais que deviennent ces arrêts de travail lorsque l’employeur doit placer l’ensemble de ses salariés en chômage partiel ? Une information sur le site dsn-info.fr fait le point sur les règles applicables.

Rappel : les salariés en arrêt de travail perçoivent, en plus des indemnités journalières de l’Assurance maladie, des indemnités complémentaires de leur employeur permettant d’atteindre au moins 90 % de leur rémunération brute. Les salariés placés en activité partielle, eux, ont droit, pour chaque heure non travaillée, à une indemnité au moins égale à 70 % de leur rémunération horaire brute.

Arrêt de travail pour maladie et activité partielle

Lorsqu’un salarié bénéficie d’abord d’un arrêt de travail pour maladie et que les salariés de l’entreprise sont ensuite placés en activité partielle, cet arrêt se poursuit jusqu’à son terme. À la fin de son arrêt, le salarié est alors placé en chômage partiel.

Quant à l’indemnité journalière complémentaire versée par l’employeur pendant l’arrêt de travail, elle doit être ajustée pour que le salarié perçoive l’équivalent de l’indemnité d’activité partielle : soit 70 % de sa rémunération brute horaire (sauf accord d’entreprise ou convention collective plus favorable). Un ajustement qui peut faire l’objet d’une régularisation sur la paie du mois suivant.

Précision : cette indemnité complémentaire est soumise à cotisations et contributions sociales comme une rémunération.

Lorsqu’un salarié déjà placé en activité partielle tombe malade, il peut se voir prescrire un arrêt de travail. Dans ce cas, le dispositif d’activité partielle s’interrompt pendant la durée de l’arrêt. Là encore, l’indemnité complémentaire réglée par l’employeur est ajustée par rapport au montant de l’indemnité d’activité partielle, à savoir 70 % de la rémunération horaire brute du salarié.

Arrêt de travail pour isolement ou garde d’enfant et activité partielle

Si l’entreprise (ou l’établissement) a fermé ses portes, le salarié en activité partielle ne peut pas bénéficier d’un arrêt de travail pour isolement ou pour garder ses enfants à domicile.

Quand un tel arrêt lui a été prescrit avant la mise en place de l’activité partielle dans l’entreprise, l’employeur peut soit interrompre l’arrêt de travail du salarié (en signalant sa fin anticipée à l’Assurance maladie), soit attendre la fin de cet arrêt et placer le salarié en chômage partiel. L’arrêt de travail ne pouvant être prolongé, ni renouvelé.

Si l’activité partielle vise seulement à réduire le temps de travail des salariés, ceux-ci ne peuvent pas, sur une même période de travail, cumuler indemnités journalières et indemnités d’activité partielle. Aussi, lorsqu’un arrêt de travail est en cours, l’employeur ne peut pas placer le salarié concerné en activité partielle.

À l’instar des salariés et des autres travailleurs indépendants, les professionnels libéraux peuvent désormais se voir prescrire un arrêt de travail donnant lieu au versement d’indemnités journalières. Et ce, dans deux situations : s’ils sont pris en charge par l’Assurance maladie au titre de certaines affections de longue durée (asthme, bronchite chronique, insuffisances respiratoires chroniques, hypertension artérielle, diabète…) ou s’ils sont contraints de garder leurs enfants à domicile (de moins de 16 ans ou handicapés, quel que soit leur âge).

Précision : cette possibilité a déjà été ouverte, il y a peu, aux professionnels libéraux de santé.

En pratique, les professionnels libéraux concernés doivent déclarer leur situation sur le site https://declare.ameli.fr/. Sachant que leur arrêt de travail peut débuter à compter du 12 mars 2020.

Quant au montant de l’indemnité journalière qui leur est versée, il est forfaitaire et s’établit à 56,35 €. Attention toutefois, cette indemnité n’est accordée qu’aux seuls professionnels libéraux dont le revenu professionnel est supérieur à 10 % du plafond annuel de la Sécurité sociale, soit à 4 113,60 €.

Important : ces indemnités sont accordées sans examen des conditions d’ouverture de droit habituelles, ni délai de carence.

Lettre du ministère des Solidarités et de la Santé, 1er avril 2020

Les exploitants agricoles, les collaborateurs d’exploitation, les aides familiaux et les associés d’exploitation bénéficient d’indemnités journalières versées par la Mutualité sociale agricole (MSA) en cas d’incapacité temporaire de travail due à une maladie ou un accident de la vie privée ou liée à un accident du travail ou une maladie professionnelle.

Pour la période allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, le montant de ces indemnités journalières s’élève à 21,46 € pour les 28 premiers jours indemnisés et à 28,61 € à partir du 29e jour.

Par ailleurs, ils peuvent également bénéficier de ces indemnités en cas de reprise d’un travail léger ou de reprise du travail à temps partiel pour motif thérapeutique. Le montant journalier de cette indemnité est fixé, depuis le 1er avril 2020, à 21,46 €.

En complément : le gain minimal annuel permettant le calcul des prestations versées aux exploitants agricoles, au titre d’une assurance complémentaire contre les accidents du travail et les maladies professionnelles souscrite avant le 1er avril 2002, s’établit, pour 2020-2021, à 9 650,90 € (au lieu de 9 622,03 € pour la période précédente).

Arrêté du 31 mars 2020, JO du 2 avril

Alors que certains secteurs d’activité sont au point mort en cette période de confinement de la population, d’autres sont en manque de main d’œuvre et peinent à faire face à la situation.

Aussi, afin de faciliter le recrutement des salariés, le gouvernement a mis en ligne le 2 avril une plate-forme appelée Mobilisationemploi.

Les entreprises œuvrant dans le secteur médico-social, l’agriculture, l’agroalimentaire, les transports, la logistique, l’aide à domicile, l’énergie ou encore les télécommunications peuvent y déposer une annonce de recrutement.

Sachant que pour chaque offre déposée sur cette plate-forme, un conseiller Pôle emploi appelle l’employeur afin de s’assurer du respect des consignes sanitaires et de caractériser le besoin et les compétences attendues. Pôle emploi peut également prendre en charge la présélection des candidats.

À noter : les 9 000 offres d’emploi disponibles à ce jour sur le site sont ouvertes aux demandeurs d’emploi inscrits ou non à Pôle emploi ainsi qu’aux salariés en activité partielle.

Depuis le début de l’année, les entreprises peuvent octroyer à leurs salariés une prime exceptionnelle de pouvoir d’achat exonérée de cotisations sociales, salariales et patronales, et d’impôt sur le revenu.

Au vu des circonstances actuelles, le gouvernement a décidé d’assouplir les modalités d’attribution et de versement de cette prime à compter du 2 avril 2020.

Ce qui change

Initialement, seules les primes payées par des entreprises disposant d’un accord d’intéressement bénéficiaient des avantages social et fiscal. Or désormais, la prime est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu :– dans la limite de 1 000 € par salarié pour les entreprises qui ne sont pas couvertes par un accord d’intéressement ;– de 2 000 € par salarié pour celles qui sont dotées d’un accord d’intéressement à la date de versement de la prime.

Précision : les entreprises peuvent verser des primes supérieures à 1 000 et 2 000 €, mais la part qui dépasse ces montants est alors soumise à cotisations sociales et est imposable.

Par ailleurs, un accord d’intéressement est normalement conclu pour une durée de 3 ans. Toutefois, jusqu’au 31 août 2020, les employeurs peuvent négocier un accord d’intéressement d’une durée plus courte comprise entre 1 et 3 ans.

En outre, jusqu’à présent, le montant de la prime pouvait varier entre les salariés selon notamment le montant de leur rémunération, leur durée de travail ou encore leur durée de présence dans l’entreprise. Dorénavant, il peut également être différent selon les conditions de travail des salariés liées à l’épidémie de Covid-19. Ainsi, les salariés qui, pendant cette période difficile, doivent se déplacer sur leur lieu de travail (usine, grande distribution, agroalimentaire, etc.) pourront recevoir une prime d’un montant plus élevé que les salariés de la même entreprise qui télétravaillent.

De plus, la prime bénéficie aux salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail ainsi qu’aux intérimaires mis à disposition de l’entreprise à la date de son versement, à la date de dépôt de l’accord d’intéressement auprès de la Dirrecte ou à la date de la signature de la décision unilatérale de l’employeur mettant en place la prime.

Enfin, la date limite de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat passe du 30 juin 2020 au 31 août 2020.

Ce qui ne change pas

Comme avant, ne sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu que les primes accordées aux salariés qui, au cours des 12 mois précédant le versement de la prime, ont perçu une rémunération inférieure à trois fois la valeur annuelle du Smic (soit environ 54 764 € en 2019 et 55 419 € en 2020).

À noter : ce plafond de rémunération doit être proratisé en cas de travail à temps partiel ou d’année incomplète.

Par ailleurs, le versement de la prime exceptionnelle est mis en place par un accord d’entreprise (ou de groupe) ou par une décision unilatérale de l’employeur après en avoir informé le comité social et économique. Un accord ou une décision qui doit fixer le montant de la prime allouée et, le cas échéant, la modulation du montant attribué.

Ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020, JO du 2


Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020, JO du 2

Tous les ans, les travailleurs non-salariés non agricoles (artisans, commerçants et professionnels libéraux) sont tenus de déclarer leurs revenus, via la déclaration sociale des indépendants (DSI), afin que soit calculé le montant de leurs cotisations sociales personnelles. Cette déclaration devant être remplie même si leurs revenus sont déficitaires ou nuls.

Cette année, la déclaration peut être effectuée à compter du 2 avril via le site www.net-entreprises.fr/. Compte tenu des circonstances, la date limite d’envoi de la DSI n’est pas encore fixée. Nous ne manquerons pas, bien évidemment, de vous tenir informé.

Une fois que la DSI aura été effectuée, les travailleurs non salariés recevront un nouvel échéancier leur indiquant :– la régularisation des cotisations personnelles dues sur les revenus perçus en 2019 ;– le recalcul de leurs cotisations provisionnelles dues en 2020 sur la base des revenus de 2019 ;– le montant provisoire des premières échéances des cotisations provisionnelles dues en 2021.

Important : les non-salariés qui subissent une baisse de leurs revenus en raison de l’épidémie de Covid-19 peuvent demander à l’Urssaf un recalcul de leurs cotisations personnelles.