Pour aider vos salariés à faire face aux dépenses liées à la rentrée scolaire de leurs enfants, vous avez la possibilité de leur attribuer des bons d’achat. Et si, comme toute forme de rémunération, ces bons sont normalement soumis aux cotisations sociales (et à la CSG-CRDS), l’Urssaf fait toutefois preuve d’une certaine tolérance en la matière… Explications.

Précision : sont concernés les bons d’achats remis pour la rentrée scolaire des enfants âgés de moins de 26 ans en 2019, sous réserve de la justification du suivi de leur scolarité.

Pas plus de 169 €…

L’Urssaf admet que les bons d’achats et les cadeaux que vous offrez à vos salariés échappent aux cotisations sociales. Mais à condition que leur valeur globale, sur une même année, ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié, soit 169 € pour l’année 2019. Sachant que si deux conjoints travaillent dans votre entreprise, le plafond de 169 € s’apprécie pour chacun d’eux.

… ou presque

Si vous avez déjà dépassé le plafond de 169 €, les bons d’achat que vous allouez à vos salariés pour la rentrée scolaire peuvent tout de même être exonérés de cotisations sociales. À condition toutefois qu’ils mentionnent la nature des biens qu’ils permettent d’acquérir (fournitures scolaires, livres, vêtements…), le ou les rayons d’un grand magasin ou encore le nom d’une ou plusieurs enseignes. En outre, leur montant ne doit pas dépasser 169 € par salarié.

Attention : si ces critères ne sont pas respectés, les bons d’achats sont assujettis aux cotisations sociales pour la totalité de leur valeur.

La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 a créé l’obligation pour les employeurs de conserver, pendant au moins 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus, les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Ces éléments pouvant être exigés dans le cadre d’un contrôle de l’Urssaf.

Les documents ou pièces qui ont été initialement établis ou reçus sur support papier peuvent être conservés sur un support informatique. Mais alors l’employeur doit respecter des modalités de numérisation applicables depuis le 1er juillet 2019.

À savoir : pour plus de facilité, cette procédure de numérisation est identique à celle applicable en matière fiscale.

Ainsi, le transfert des documents ou pièces justificatives sous format papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est donc une copie conforme de l’original en image et en contenu. Et tout traitement sur l’image est interdit.

Précision : s’il existe un code couleur, les couleurs du document numérique doivent être identiques à celle de l’original papier.

Chaque document numérisé est conservé sous format PDF ou PDF A/3 et est assorti :– d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité de niveau une étoile ;– d’une empreinte numérique ;– d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité de niveau une étoile ;– ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.

En outre, chaque fichier doit être horodaté.

Attention : le recours à la compression de fichier ne doit entraîner aucune perte.

Cet archivage numérique peut être effectué par l’employeur ou par un tiers. Ces opérations doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des documents ainsi numérisés pendant toute la durée de conservation.

À savoir : lorsque la numérisation d’une pièce justificative ou d’un document ne respecte pas ces exigences, l’employeur doit présenter l’original sous format papier.

Arrêté du 23 mai 2019, JO du 29

L’AGS (Association pour la gestion du régime de garantie des créances des salariés) prend en charge les créances salariales des employés dont l’entreprise fait l’objet d’une procédure collective. Afin de financer ce régime, les employeurs paient une cotisation applicable sur les rémunérations de leurs salariés, dans la limite de 4 fois le plafond de la Sécurité sociale, soit 13 508 € en 2019.

Dans un communiqué de presse diffusé le 27 juin dernier, le conseil d’administration de l’AGS a indiqué que les avances salariales versées en mai 2019 avaient augmenté de près de 24 % par rapport à l’année précédente. Toutefois, dans le but de préserver la compétitivité des entreprises, il n’a pas souhaité relever la cotisation AGS due par les employeurs. Aussi, cette cotisation demeure fixée à 0,15 %.

Communiqué de presse AGS, 27 juin 2019

Le détachement consiste, pour un employeur exerçant son activité à l’étranger, à envoyer un de ses salariés en France afin qu’il y exécute un travail pendant une durée limitée.

L’employeur étranger doit effectuer une déclaration préalable de détachement via le téléservice « Sipsi » mis en place par le ministère du Travail. Jusqu’alors, l’entreprise française qui avait recours à des salariés détachés devait, avant le début de leur détachement, demander, à l’employeur étranger, une copie de cette déclaration. Depuis le 1er juillet 2019, c’est son accusé de réception auprès du téléservice qu’elle doit exiger de l’employeur étranger.

Depuis cette même date, l’entreprise française doit également demander à l’employeur étranger une attestation sur l’honneur certifiant que ce dernier a payé les amendes qui lui ont éventuellement été infligées à la suite du non-respect des règles applicables au détachement (absence de déclaration préalable de détachement, par exemple). Cette attestation devant comporter les nom, prénom, raison sociale de l’employeur étranger et la signature de son représentant légal.

À noter : l’entreprise française n’a plus à obtenir une copie du document désignant le représentant en France de l’employeur étranger car cette mention est désormais intégrée dans la déclaration préalable de détachement.

Décret n° 2019-555 du 4 juin 2019, JO du 5

Conformément aux souhaits du gouvernement, les règles applicables au congé de maternité des travailleuses indépendantes (artisanes, commerçantes, professionnelles libérales) et des salariées ont été alignées. C’est désormais au tour des exploitantes agricoles de voir les modalités d’indemnisation de leur congé de maternité améliorées.

Se faire remplacer ou percevoir une indemnité…

Durant leur congé de maternité, les exploitantes agricoles ont droit à une allocation destinée à prendre en charge les frais engendrés par leur remplacement au sein de l’exploitation. Versée par la Mutualité sociale agricole, cette allocation de remplacement permet d’assurer la continuité de leur activité.

Nouveauté : pour les arrêts de travail débutant après le 31 décembre 2018, les exploitantes agricoles peuvent, en l’absence de remplacement effectif, percevoir une indemnité journalière forfaitaire. Une indemnité qui s’élève, pour 2019, à 55,51 € par jour.

Important : les indemnités journalières sont attribuées uniquement aux cheffes d’exploitation agricole alors que l’allocation de remplacement peut aussi bénéficier aux aides familiales, aux conjointes collaboratrices et associées d’exploitation.

… mais à condition de cesser toute activité pendant 8 semaines

Jusqu’alors, pour prétendre à l’allocation de remplacement, les exploitantes agricoles devaient prendre un congé de maternité d’au moins 2 semaines.

Aujourd’hui, le versement de l’allocation ou, à titre subsidiaire, des indemnités journalières, requiert une cessation minimale d’activité d’au moins 8 semaines, dont 6 semaines après l’accouchement. Sachant que, comme auparavant, l’allocation ou les indemnités journalières peuvent être allouées pendant, en principe, 16 semaines maximum.

À noter : cette nouvelle condition de durée concerne les arrêts de travail débutant après le 17 juin 2019.

Décret n° 2019-591 du 14 juin 2019, JO du 16

Hormis le 1er mai qui fait l’objet de règles particulières, vous pouvez demander à vos salariés de venir travailler durant les jours fériés. À moins qu’un accord d’entreprise ou, à défaut, votre convention collective s’y oppose.

Exception : en principe, les jours fériés ordinaires sont obligatoirement des jours chômés pour les jeunes de moins de 18 ans et pour les salariés des entreprises du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle.

Mais attention, car cette année, le 14 juillet tombe un dimanche ! Aussi, seuls les employeurs qui disposent d’une dérogation au repos dominical pourront faire travailler leurs salariés ce jour-là. Si c’est votre cas, vérifiez votre convention collective qui peut allouer une majoration de salaire au profit des salariés qui travaillent un jour férié. En outre, elle peut aussi prévoir une majoration en cas de travail le dimanche. Sachant qu’en principe, ces deux majorations ne se cumulent pas lorsque le jour travaillé tombe un dimanche.

Enfin, sachez que la loi ne prévoit aucun report ou contrepartie en faveur des salariés lorsqu’un jour férié coïncide avec un jour de repos. En revanche, votre convention collective peut permettre à vos salariés de récupérer ce jour ou de bénéficier d’un complément de salaire.

Le gouvernement a présenté, le 18 juin dernier, la réforme de l’assurance chômage. Parmi cette douzaine de mesures, deux incitent les employeurs à limiter le recours aux contrats de travail de courte durée.

Une cotisation d’assurance chômage variable

À compter du 1er janvier 2020, un système de bonus-malus de la cotisation d’assurance chômage sera appliqué aux employeurs qui ont tendance à recourir régulièrement à des contrats courts.

Seront ainsi concernées les entreprises de plus de 11 salariés œuvrant dans sept secteurs, à savoir :– fabrication de denrées alimentaires, de boissons et de produits à base de tabac ;– autres activités spécialisées, scientifiques et techniques ;– hébergement et restauration ;– production et distribution d’eau-assainissement, gestion des déchets et dépollution ;– transports et entreposage ;– fabrication de produits en caoutchouc et en plastique, et d’autres produits non métalliques ;– travail du bois, industrie du papier et imprimerie.

Précision : ces secteurs, qui représentent 34 % des ruptures des contrats de travail, ont été choisis car leur taux de séparation, c’est-à-dire le rapport entre l’effectif d’une entreprise et le nombre d’inscriptions à Pôle emploi de salariés ayant travaillé pour elle, est supérieur à 150 %. Autrement dit, « dans ces secteurs, les entreprises emploient, en moyenne, deux personnes en contrat stable pour plus de trois personnes en contrat précaire, soit par exemple plus de trois CDD pour deux CDI, ou plus de 150 intérimaires pour 100 CDI ».

Pour ces entreprises, le taux de la cotisation patronale d‘assurance chômage, actuellement fixée à 4,05 %, variera entre 3 et 5 % de la masse salariale selon leur pratique en termes de recours à des contrats précaires.

Ainsi, plus le nombre de salariés s’inscrivant à Pôle emploi après avoir travaillé dans une entreprise de ce secteur sera important par rapport à son effectif, plus ses cotisations d‘assurance chômage seront élevées. À l’inverse, plus ce nombre de personnes sera bas, moins l’entreprise paiera de cotisations.

Cette mesure vise à diminuer le recours par les entreprises à des contrats d’intérim et des contrats à durée déterminée très courts en les incitant à proposer davantage de contrats à durée indéterminée ou à rallonger la durée des contrats à durée déterminée.

Une taxation des contrats d’usage

Pour inciter les entreprises à proposer des contrats d’usage plus longs (une semaine ou un mois au lieu de quelques heures par jour), les employeurs devront, à partir du 1er janvier 2020, payer une taxe forfaitaire de 10 € sur chaque contrat d’usage conclu.

Les employeurs d’intermittents ne paieront pas cette taxe mais la contribution chômage due sur la rémunération de ces salariés sera majorée de 0,5 point.

La possibilité, pour un salarié, d’utiliser à des fins personnelles un véhicule de l’entreprise constitue pour lui un avantage en nature. Un avantage qui est alors soumis aux cotisations et contributions sociales. Et pour évaluer le montant de cet avantage, il est tenu compte des dépenses engagées par l’employeur (coût d’achat, frais d’entretien, assurance…), soit pour leur valeur réelle, soit sur la base d’un forfait annuel.

Récemment, les modalités d’évaluation de l’avantage en nature résultant de la mise à disposition d’un véhicule électrique ont été fixées. Ainsi, les frais d’électricité engagés par l’employeur ne doivent pas être pris en compte.

En outre, le montant des dépenses retenues pour l’évaluation de l’avantage en nature doit faire l’objet d’un abattement de 50 %, dans la limite de 1 800 € par an.

Précision : ces règles concernent la mise à disposition, pour une période comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, d’un véhicule fonctionnant uniquement au moyen de l’énergie électrique.

Enfin, l’utilisation à des fins personnelles, par un salarié, d’une borne de recharge pour les véhicules électriques mise à disposition par son employeur constitue également un avantage en nature. Toutefois, jusqu’au 31 décembre 2022, le montant de cet avantage est considéré comme nul.

Arrêté du 21 mai 2019, JO du 12 juin

La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoyait la possibilité pour les travailleurs indépendants (artisans, commerçants, professionnels libéraux, exploitants agricoles) de bénéficier, à compter du 1er janvier 2019, d’une indemnisation en cas de période de chômage. Mais le décret fixant les modalités d’application de cette mesure n’ayant pas été publié, elle n’était pas entrée en vigueur.

Lors de la présentation de la réforme de l’assurance chômage, le 18 juin dernier, le gouvernement a annoncé que les travailleurs indépendants obligés de cesser leur activité en raison d’une liquidation judiciaire auront finalement droit au paiement d’une allocation chômage à compter du 1er novembre 2019. Son montant mensuel s’élèvera à 800 € versés pendant 6 mois maximum.

Pour y avoir droit, les travailleurs indépendants n’auront pas à payer de cotisation supplémentaire. Mais leur activité professionnelle devra avoir généré des revenus d’au moins 10 000 € par an sur les deux dernières années précédant la liquidation.