Lors de ses contrôles, l’Urssaf s’assure de la bonne application de la législation sociale et de l’exactitude du montant des cotisations et contributions versées par le cotisant (employeur ou travailleur indépendant). Elle est habilitée à contrôler la conformité des déclarations et des paiements des cotisations de Sécurité sociale (maladie, retraite de base, allocations familiales…) ainsi que, notamment, des cotisations d’assurance chômage.

La période vérifiée comprend les 3 années civiles précédant le contrôle et l’année en cours. Cette période pouvant être portée aux 5 années civiles précédentes et à l’année en cours en cas de suspicion de travail dissimulé. Sachant, par ailleurs, que des vérifications peuvent porter sur des éléments antérieurs lorsque leur analyse permet de calculer les charges dues sur la période contrôlée.

À savoir : en principe, l’Urssaf ne peut pas vérifier à nouveau, pour une même période, des points de législation examinés lors d’un précédent contrôle.

Le contrôle sur place

La procédure de contrôle sur place consiste pour un inspecteur du recouvrement à vérifier que le cotisant respecte la législation sociale en s’installant dans les locaux de l’entreprise. À moins qu’elle ne suspecte une situation de travail dissimulé, l’Urssaf doit obligatoirement adresser un avis de contrôle au cotisant au moins 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.

Un avis qui, sous peine d’entraîner la nullité du contrôle, doit obligatoirement mentionner :– la date et l’heure du contrôle ;– l’existence d’une Charte du cotisant contrôlé, l’adresse Internet où elle est consultable et la possibilité pour le cotisant de demander à ce que ce document lui soit remis ;– la possibilité de se faire assister du conseil de son choix pendant les vérifications.

En pratique, l’avis de contrôle précise aussi l’identité de l’inspecteur du recouvrement et la liste des documents à mettre à sa disposition comme les bulletins de salaire et les contrats de travail.

Précision : la Charte du cotisant contrôlé, qui présente les droits et garanties accordés au cotisant tout au long de la procédure, deviendra opposable à l’Urssaf à partir du 1er janvier 2017.

Une fois dans l’entreprise, l’inspecteur est autorisé à consulter tous les documents sociaux, fiscaux et comptables nécessaires au contrôle tels que le registre du personnel, les avis d’imposition ou bien encore les comptes de résultats. Il peut également interroger les salariés pour connaître, entre autres, leur identité, leur adresse, la nature des activités qu’ils exercent ainsi que le montant de leur rémunération.

Le contrôle sur pièces

Une procédure de contrôle sur pièces peut être mise en œuvre à l’égard des entreprises qui occupent 9 salariés au plus. Il s’agit d’un contrôle se déroulant, cette fois, dans les locaux de l’Urssaf et non pas dans ceux de l’entreprise.

Important : à compter du 1er janvier 2017, cette procédure pourra concerner les employeurs comptant moins de 11 salariés.

Le contrôle sur pièces étant une procédure de contrôle Urssaf à part entière, il ouvre droit aux mêmes garanties que celles qui ont cours pour le contrôle sur place. Ainsi, le cotisant doit recevoir un avis de contrôle qui précise notamment les documents sociaux, fiscaux ou comptables à communiquer à l’organisme de contrôle ainsi que la date limite de transmission de ces documents. Attention, car si le cotisant omet d’adresser les éléments demandés ou si l’examen des pièces impose d’autres investigations, ce contrôle sur pièces peut être suivi d’une procédure de contrôle sur place, généralement plus lourde.

La durée du contrôle

Les contrôles de l’Urssaf menés auprès d’un employeur rémunérant moins de 10 salariés ou d’un travailleur indépendant ne peuvent s’étendre sur plus de 3 mois, période comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations.

À noter : le contrôle débute à la date de la première visite de l’inspecteur en cas de contrôle sur place, ou à la date de commencement des vérifications figurant sur l’avis en cas de contrôle sur pièces.

Cette durée peut néanmoins être prorogée une fois, de 3 mois, à la demande expresse du cotisant ou de l’Urssaf, lorsque des circonstances exceptionnelles nécessitent un délai plus long (fermeture de l’entreprise pour une durée prolongée, par exemple). Quoi qu’il en soit, la durée totale du contrôle ne peut excéder 6 mois.

Étant précisé que cette durée maximale ne s’applique pas dès lors que le contrôle en cours fait état d’une situation de travail dissimulé, d’un obstacle à contrôle, d’un abus de droit, d’une comptabilité insuffisante ou de documents inexploitables.

L’obstacle à contrôle

Le cotisant qui s’oppose ou qui fait obstacle au bon déroulement du contrôle de l’Urssaf peut être condamné à 6 mois d’emprisonnement et à une amende de 7 500 € (37 500 € pour une société). Tel est le cas notamment lorsqu’il refuse de présenter les documents sollicités, qu’il s’oppose à l’entrée de l’inspecteur dans l’entreprise ou qu’il fournit volontairement des renseignements inexacts.

Toutefois, le projet de loi de financement de la Sécurité sociale pour 2017 (PLFSS) prévoit de remplacer ces sanctions pénales par une pénalité financière prononcée par le directeur de l’Urssaf. Ce dernier fixerait cette pénalité compte tenu des circonstances et de la gravité du manquement observé. Son montant ne pourrait cependant pas excéder 7 500 € pour un travailleur indépendant et 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 € par entreprise) pour un employeur. Sachant que ces plafonds seraient multipliés par deux en cas de récidive dans les 5 ans suivant le premier manquement.

Précision : l’entrée en vigueur de cette mesure nécessiterait, outre l’adoption du PLFSS pour 2017, la parution d’un décret fixant, en particulier, les voies de recours contre les pénalités financières prononcées par le directeur de l’Urssaf.

La lettre d’observations

Quand le contrôle est terminé, l’agent de l’Urssaf adresse au dirigeant un document, daté et signé, intitulé « lettre d’observations ». Un document qui doit indiquer notamment l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin du contrôle, le délai de 30 jours qui est accordé au cotisant pour répondre aux observations de l’Urssaf, ainsi que la possibilité de se faire assister par un conseil pour rédiger une réponse.

Cette lettre peut faire état :– d’une absence totale d’observations en cas de bonne application de la législation ;– d’observations sans régularisation auxquelles le cotisant doit se conformer à l’avenir ;– d’un redressement de cotisations, c’est-à-dire de sommes à payer par le cotisant, une mise en demeure l’invitant à régulariser sa situation lui étant alors adressée ultérieurement ;– d’un trop versé de l’entreprise, l’Urssaf imputant ce crédit sur la prochaine échéance des cotisations dues ou procédant à son remboursement dans un délai de 4 mois maximum.

Notons enfin que l’absence d’observations vaut, en principe, accord tacite des pratiques ayant donné lieu à vérification.

La réponse du cotisant

Le cotisant n’a aucune obligation de répondre aux observations de l’inspecteur. En effet, cela ne le privera pas de la possibilité de contester, par la suite, la position de l’Urssaf. Il a néanmoins tout intérêt à le faire car s’il apporte de nouveaux éléments portant sur un ou plusieurs aspects du redressement, l’Urssaf peut éventuellement infléchir sa position et revoir à la baisse le montant du redressement.

Important : en cas de redressement, la mise en recouvrement des sommes dues ne peut être mise en œuvre avant l’expiration du délai de 30 jours dont dispose le cotisant pour répondre à la lettre d’observations ou tant que l’Urssaf n’a pas répondu aux observations faites par le cotisant pendant ce délai.

Les voies de recours

Le cotisant qui reçoit une mise en demeure de l’Urssaf suite à un redressement peut contester le bien-fondé des sommes qui lui sont réclamées. Pour ce faire, il doit d’abord saisir, dans le mois qui suit la réception de cette mise en demeure, la commission de recours amiable (CRA) puis, dans un second temps, éventuellement, le tribunal des affaires de Sécurité sociale. La saisine de la CRA est gratuite et sans obligation de présence ou de représentation lors de l’examen du dossier. La demande doit, en revanche, être rédigée avec le plus grand soin car seuls les points qui auront été contestés devant la CRA pourront ensuite être examinés par les tribunaux.

À savoir : pour les mises en demeure qui seront notifiées à partir du 1er janvier 2017, les cotisants disposeront d’un délai de 2 mois pour contester leur bien-fondé devant la CRA.

Une nouvelle architecture du Code du travail qui favorise la négociation collective

La loi Travail prévoit, que d’ici à 2 ans, une commission d’experts proposera au gouvernement une réécriture du Code du travail sur trois niveaux, à savoir :– les dispositions impératives auxquelles il ne pourra pas être dérogé, dites « d’ordre public » ;– celles pouvant faire l’objet d’une négociation collective (d’entreprise ou de branche) ;– et celles qui s’appliqueront en l’absence d’accord collectif, dites « supplétives ».

Cette future architecture est d’ores et déjà mise en place, depuis le 10 août 2016, en matière de durée du travail, de jours fériés et de congés.

Et, véritable sujet de discorde de la réforme du Code du travail, il est désormais établi que sur plusieurs thèmes, l’accord d’entreprise prime sur l’accord de branche.

Les accords majoritaires

Au 1er janvier 2017, les accords sur la durée du travail, les repos et les congés devront être conclus par voie d’accord majoritaire. Pour être valable, l’accord d’entreprise devra ainsi être signé par un ou plusieurs syndicats représentatifs ayant obtenu plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des dernières élections professionnelles. Avec toutefois la possibilité de valider, par un vote des salariés à la majorité, un accord signé par des syndicats ayant obtenu plus de 30 % de ces suffrages.

La négociation avec un salarié mandaté ou un élu non mandaté

La conclusion d’un accord collectif avec un salarié mandaté par un syndicat est autorisée dans les entreprises sans délégué syndical lorsqu’aucun représentant élu du personnel n’a manifesté son intention de négocier ou lorsqu’un procès-verbal de carence a établi l’absence d’élus du personnel, ainsi que dans les entreprises de moins de 11 salariés. Mais jusqu’à présent, cette négociation pouvait porter uniquement sur des mesures dont la mise en œuvre n’était possible que par un accord collectif comme les accords de maintien dans l’emploi ou l’instauration de forfaits jours. La loi Travail supprime cette restriction et les accords collectifs conclus avec des salariés mandatés peuvent désormais porter sur toutes les mesures pouvant faire l’objet d’une négociation au niveau de l’entreprise. On peut citer notamment les sujets relevant de la durée du travail, des congés ou encore de la négociation annuelle (rémunération, égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, qualité de vie au travail…).

Pour être valide, l’accord conclu avec un représentant élu du personnel, tel un délégué du personnel, lorsqu’il n’est pas mandaté par un syndicat devait jusqu’alors être approuvé par une commission paritaire de branche. Une exigence qui a disparu pour les accords conclus depuis le 10 août. Ils doivent uniquement être transmis à cette commission pour information.

La durée, le contenu et la publicité des accords

Les accords d’entreprise signés à compter du 10 août 2016 et n’indiquant pas leur durée sont réputés être conclus pour 5 ans. Toutefois, s’ils prévoient une durée déterminée, ils peuvent désormais avoir une durée supérieure à 5 ans. Et, attention, car maintenant, les dispositions contenues dans un accord à durée déterminée cessent de produire leurs effets lorsque cet accord arrive à son terme.

Par ailleurs, ces accords doivent à présent comporter un préambule présentant leur contenu et leurs objectifs ainsi que des clauses sur leurs conditions de suivi et des clauses de rendez-vous.

Autre nouveauté, les accords conclus au niveau de l’entreprise à compter du 1er septembre 2017 devront être rendus publics, c’est-à-dire mis en ligne sur une base de données nationale. Néanmoins, selon des modalités à préciser par décret, les signataires pourront décider ensemble de ne pas publier une partie de l’accord. À défaut, l’une des parties pourra demander que l’accord soit publié dans une version rendue anonyme.

Les accords-types

La négociation collective au sein des petites entreprises est souvent difficile compte tenu du manque de temps et de l’absence de formation juridique des salariés et des employeurs. Aussi, pour leur permettre quand même de mettre en place des conditions de travail adaptées à leur situation, la loi Travail prévoit que les branches professionnelles peuvent, maintenant, instaurer des dispositions réservées aux entreprises de moins de 50 salariés. Deux situations étant alors envisageables : soit ces stipulations spécifiques s’appliquent directement dans ces entreprises, soit elles peuvent être adaptées par l’employeur.

Dans ce second cas, elles prennent la forme d’un accord-type proposant différentes options à l’employeur. Ce dernier peut donc choisir les dispositions qu’il va appliquer dans son entreprise. Cet accord « à la carte et clés en main » est mis en place au moyen d’un document unilatéral mentionnant les choix retenus par l’employeur, ce dernier devant préalablement en informer les délégués du personnel, s’ils existent, ainsi que tous les salariés.

Précision : ces stipulations spécifiques peuvent porter sur tous les sujets ouverts à la négociation au niveau de l’entreprise et, en particulier, sur tous ceux pour lesquels l’accord d’entreprise prime désormais sur l’accord de branche (durée du travail, temps partiel, jours fériés…).

Les accords de méthode

La loi Travail incite les entreprises à conclure un accord de méthode « permettant à la négociation de s’accomplir dans des conditions de loyauté et de confiance mutuelle entre les parties ». Cet accord facultatif fixe notamment la nature des informations partagées durant la négociation et les principales étapes de son déroulement. Sauf si l’accord en dispose autrement, le non-respect de ses dispositions n’entraîne toutefois pas la nullité des accords collectifs signés dès lors que le principe de loyauté entre les parties a été respecté.

Les accords pour préserver l’emploi

L’employeur pourra conclure, soit avec un délégué syndical, soit avec un délégué du personnel ou un salarié, à condition que ces derniers soient mandatés par un syndicat, un accord dit « de préservation ou de développement de l’emploi ». Cet accord, qui pourra notamment modifier la durée de travail des salariés, remplacera de plein droit les clauses contraires des contrats de travail. En conséquence, le salarié qui refusera cette modification sera licencié selon la procédure applicable en cas de licenciement économique. Il sera possible de conclure de tels accords dès lors que le décret fixant leurs modalités d’application aura été publié.

Les négociations obligatoires

Dorénavant, les entreprises peuvent conclure un accord modifiant la périodicité des négociations obligatoires, adaptant le nombre de négociations ou prévoyant un regroupement différent des thèmes, même si elles ne disposent pas d’un accord ou d’un plan d’action sur l’égalité professionnelle hommes-femmes. Cette condition reste cependant requise pour pouvoir modifier la périodicité de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle et la qualité de la vie.

Le droit à la déconnexion des salariés

À compter du 1er janvier 2017, les entreprises dotées d’un délégué syndical devront inclure le « droit à la déconnexion » des salariés dans la négociation annuelle obligatoire sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.

Cette discussion portera sur les modalités « du plein exercice » de ce droit par le salarié et sur la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.

En pratique : l’accord collectif pourra notamment consacrer le droit pour le salarié de ne pas répondre aux sollicitations en dehors de son temps de travail, conduire à la mise en place de modules applicatifs de déconnexion ou encore prévoir la mise en veille des serveurs de messageries pendant le week-end.

L’exercice du droit syndical

Le crédit d’heures de délégation accordé aux délégués syndicaux est augmenté. Ainsi, ils disposent désormais de :– 12 heures par mois (au lieu de 10) dans les entreprises de 50 à 150 salariés ;– 18 heures par mois (au lieu de 15) dans celles de 151 à 499 salariés ;– 24 heures par mois (au lieu de 20) dans les entreprises d’au moins 500 salariés.

Par ailleurs, les délégués syndicaux sont couverts par la législation sur les accidents du travail lorsqu’ils participent à des négociations ou à des concertations à un autre niveau que celui de l’entreprise ou aux réunions d’instances organisées dans l’intérêt des salariés de l’entreprise ou de la branche.

Enfin, à partir du 1er janvier 2017, un accord d’entreprise pourra définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise (messagerie électronique notamment). À défaut d’accord, les syndicats présents dans l’entreprise, légalement constitués depuis au moins 2 ans et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, pourront mettre à disposition des publications et tracts sur un site syndical accessible à partir de l’intranet de l’entreprise. Ce qui actuellement n’est possible qu’en application d’un accord collectif ou après autorisation de l’employeur.

Précision : l’utilisation par les syndicats des outils numériques de l’entreprise doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique, ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise et préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.

La primauté de l’accord d’entreprise

Sur plusieurs sujets liés au temps de travail, l’accord d’entreprise prime désormais sur l’accord de branche. Ainsi, à présent, l’accord de branche s’applique uniquement si rien n’est prévu dans un accord conclu au niveau de l’entreprise pour, notamment, déterminer le taux de majoration des heures supplémentaires, fixer la rémunération des temps de restauration et de pause ou les contreparties aux temps d’habillage et de déshabillage ou encore prévoir le dépassement de la durée maximale hebdomadaire de travail de 44 heures calculée sur 12 semaines consécutives.

Précision : l’accord d’entreprise prime sur l’accord de branche même s’il contient des règles moins favorables aux salariés. Un tel accord peut donc fixer un taux de majoration des heures supplémentaires inférieur à celui prévu dans l’accord de branche, à condition cependant de respecter le minimum légal de 10 %.

L’aménagement du temps de travail sur 3 ans

Jusqu’alors, un accord d’entreprise ou de branche pouvait aménager le temps de travail sur une période supérieure à une semaine mais dans la limite d’un an. Dorénavant, cet aménagement peut durer jusqu’à 3 ans. L’accord d’entreprise pouvant recourir à cette nouvelle durée seulement si un accord de branche le prévoit.

En l’absence d’accord collectif, les entreprises de moins de 50 salariés peuvent aménager la durée du travail sur 9 semaines, contre 4 semaines auparavant.

Le travail de nuit

L’accord d’entreprise prime désormais sur l’accord de branche concernant la mise en place du travail de nuit ou son extension à de nouvelles catégories de salariés, le dépassement de la durée maximale quotidienne de travail de 8 heures et, pour certaines activités, le dépassement de la durée maximale hebdomadaire de travail de 40 heures (dans la limite toutefois de 44 heures sur 12 semaines consécutives).

Le travail à temps partiel

Sont d’ordre public et s’imposent donc à l’employeur, notamment, la définition du travail à temps partiel, l’égalité de traitement avec les salariés à temps plein, les mentions obligatoires du contrat de travail à temps partiel ou encore la priorité d’emploi pour passer à un poste à temps complet.

D’autres mesures peuvent, en revanche, faire l’objet d’une négociation collective dans le cadre d’un accord d’entreprise ou d’un accord de branche (regroupement des horaires de travail sur des journées ou demi-journées) ou uniquement d’un accord de branche (durée minimale hebdomadaire de travail, taux de majoration des heures complémentaires…).

Et, l’accord conclu au sein de l’entreprise prime sur l’accord de branche sur quatre sujets :– prévoir la mise en œuvre d’horaires à temps partiel à l’initiative de l’employeur et fixer les conditions de mise en place de tels horaires à la demande des salariés ;– porter la limite dans laquelle peuvent être accomplies des heures complémentaires jusqu’au tiers de la durée hebdomadaire ou mensuelle de travail prévue dans le contrat du salarié ;– définir la répartition des horaires de travail des salariés à temps partiel dans la journée de travail ;– déterminer le délai dans lequel la modification de la répartition de la durée du travail est notifiée au salarié et les contreparties dues lorsque ce délai est inférieur à 7 jours ouvrés.

Quant aux règles supplétives, qui s’appliqueront donc en l’absence d’accord collectif, on peut citer, entre autres, la durée minimale de travail de 24 heures par semaine ou encore le taux de majoration de 10 % pour les heures complémentaires accomplies dans la limite du dixième des heures prévues au contrat de travail.

Les astreintes

La définition de l’astreinte, qui relève de l’ordre public, est modifiée par la loi Travail. Elle était auparavant définie comme une « période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l’employeur, a l’obligation de demeurer à son domicile ou à proximité afin d’être en mesure d’intervenir pour accomplir un travail au service de l’entreprise ».

Compte tenu des nouveaux moyens de communication, le critère du domicile a été abandonné : il s’agit maintenant de la « période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l’employeur, doit être en mesure d’intervenir pour accomplir un travail au service de l’entreprise ».

L’accord collectif qui met en place les astreintes peut désormais prévoir, en plus de leur mode d’organisation et des compensations financières ou en repos, les modalités d’information et les délais de prévenance des salariés. Sachant que sur ces sujets, l’accord conclu au niveau de l’entreprise prime sur l’accord de branche.

Le forfait jours

Pour pouvoir conclure avec ses salariés des conventions individuelles de forfait jours, l’employeur doit y être autorisé par un accord d’entreprise ou de branche. Cet accord collectif doit désormais contenir trois nouvelles mentions liées à la charge de travail du salarié (évaluation et suivi régulier de cette charge, communications périodiques, notamment sur l’articulation activité professionnelle/vie personnelle et sur sa rémunération, droit à la déconnexion). Sachant que les accords conclus avant le 10 août dernier qui ne comportent pas ces mentions restent valables.

Les conventions individuelles conclues sur la base d’un tel accord continuent, elles aussi, de s’appliquer mais à condition que l’employeur respecte les dispositions supplétives du Code du travail (établissement d’un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, charge de travail compatible avec les temps de repos quotidiens et hebdomadaires, entretien annuel sur la charge de travail…). Sous les mêmes conditions, de nouvelles conventions individuelles de forfait jours peuvent être signées.

En matière de congés et de jours fériés, comme en matière de durée du travail, la loi laisse plus de place à la négociation collective et fait parfois primer l’accord d’entreprise sur l’accord de branche. Un principe qui concerne, entre autres, la période de prise des congés payés, l’ordre des départs en congé, les modalités de mise en œuvre des congés spécifiques (durée, renouvellement…) ou encore la détermination des jours fériés chômés dans l’entreprise.

S’agissant des règles impératives auxquelles l’employeur ne peut se soustraire, plusieurs modifications sont apportées. Ainsi, le salarié peut aujourd’hui prendre ses congés payés dès son embauche et n’a donc plus à attendre l’ouverture des droits à congé (le 1er juin, en principe). Quant aux indemnités compensatrices de congés payés, elles sont désormais dues au salarié quel que soit le motif de la rupture de son contrat de travail, y compris en cas de licenciement pour faute lourde.

En outre, la durée de certains congés pour événements familiaux est allongée. En effet, les salariés bénéficient maintenant de 5 jours de congés lors du décès d’un enfant (contre 3 jours auparavant) et de 3 jours en cas de décès de leur conjoint, de leur partenaire lié par un Pacs, de leur concubin, de leur père, de leur mère, de leur beau-père, de leur belle-mère, d’un frère ou d’une sœur (au lieu d’un ou 2 jours précédemment). Un congé de 2 jours est, par ailleurs, instauré pour les parents à qui l’on annonce la survenance d’un handicap chez leur enfant. Enfin, la condition d’ancienneté requise pour prétendre au congé de proche aidant est réduite de 2 ans à 1 an.

Les visites médicales

La loi Travail consacre le principe selon lequel tous les salariés bénéficient d’un suivi individuel de leur état de santé par le médecin du travail mais oriente prioritairement l’action de ce dernier vers les salariés exposés aux risques les plus importants.

Ainsi, la visite médicale d’embauche, visant à apprécier leur aptitude au travail, ne sera plus systématique pour tous les travailleurs. Elle sera réservée au salarié « affecté à un poste présentant des risques particuliers pour sa santé ou sa sécurité ou pour celles de ses collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail ». Pour les autres, elle sera remplacée par une visite « d’information et de prévention » réalisée après l’embauche. De même, la visite médicale obligatoire tous les 2 ans sera supprimée et la périodicité du suivi par le médecin du travail dépendra, entre autres, des conditions de travail, de l’état de santé et de l’âge du salarié.

L’inaptitude au travail

Un salarié est déclaré inapte à son poste lorsque le médecin du travail « constate qu’aucune mesure d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail occupé n’est possible et que l’état de santé du travailleur justifie un changement de poste ».

Bientôt, la même procédure de constatation et de licenciement pour inaptitude s’appliquera, que cette inaptitude soit due à un accident du travail ou à une maladie professionnelle ou bien à un accident ou une maladie personnels. Ainsi, par exemple, actuellement, l’employeur est dispensé de son obligation de reclassement lorsque le médecin du travail indique, dans son avis d’inaptitude, que le maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé. Jusqu’alors réservée à l’inaptitude d’origine professionnelle, cette dispense concernera aussi celle d’origine personnelle. De plus, l’employeur sera également dispensé de cette obligation si le médecin du travail constate que « l’état de santé du salarié fait obstacle à tout reclassement dans un emploi ».

Par ailleurs, aujourd’hui, sauf exceptions, l’inaptitude du salarié ne peut être constatée par le médecin du travail qu’après deux examens médicaux espacés de 2 semaines. Cette exigence disparaîtra : le médecin du travail pourra déclarer le salarié inapte après une étude de poste et un échange avec ce dernier et l’employeur.

La protection des jeunes parents

Jusqu’à présent, la salariée de retour d’un congé de maternité ne pouvait, sauf exceptions (faute grave, notamment), être licenciée pendant 4 semaines. Or, depuis le 10 août, ce délai de protection est passé de 4 à 10 semaines. De plus, reprenant la jurisprudence de la Cour de cassation, le Code du travail précise maintenant que si la salariée prend des congés payés immédiatement après son congé de maternité, ce délai de 10 semaines doit être décompté, non pas à partir de l’expiration du congé de maternité, mais à partir de son retour au travail après ses vacances.

Attention : un licenciement, quel qu’en soit le motif, ne peut en aucun cas prendre effet ou être notifié pendant les congés payés qui suivent immédiatement l’expiration du congé de maternité.

De même, désormais, sauf faute grave de l’intéressé ou impossibilité de maintenir son contrat de travail pour un motif étranger à l’arrivée de l’enfant, un salarié ne peut être licencié pendant les 10 semaines suivant la naissance de son enfant. Une protection qui était jusqu’alors, elle aussi, limitée à 4 semaines.

Le bulletin de paie

Actuellement, le bulletin de paie peut être remis au salarié sous forme électronique uniquement si l’employeur a préalablement reçu l’accord de ce dernier. Cette pratique est toutefois assez peu répandue. À partir du 1er janvier 2017 et sous réserve de la parution des décrets d’application, l’employeur pourra transmettre au salarié un bulletin de paie électronique sans avoir besoin, auparavant, de recueillir son accord. Par contre, si le salarié lui en fait la demande, l’employeur sera obligé de lui remettre une version papier.

Le licenciement pour motif économique

À partir du 1er décembre 2016, sont ajoutés aux difficultés économiques et aux mutations technologiques deux motifs économiques de licenciement tirés de la jurisprudence de la Cour de cassation, à savoir la réorganisation de l’entreprise nécessaire à la sauvegarde de sa compétitivité et la cessation d’activité de l’entreprise.

Les difficultés économiques susceptibles de justifier un licenciement devront être « caractérisées soit par l’évolution significative d’au moins un indicateur économique tel qu’une baisse des commandes ou du chiffre d’affaires, des pertes d’exploitation ou une dégradation de la trésorerie ou de l’excédent brut d’exploitation, soit par tout autre élément de nature à justifier de ces difficultés ».

À noter : la baisse des commandes ou du chiffre d’affaires deviendra significative lorsque sa durée, en comparaison avec la même période de l’année précédente, sera au moins égale à un trimestre pour les entreprises de moins de 11 salariés, à 2 trimestres consécutifs pour celles employant entre 11 et moins de 50 salariés, à 3 trimestres consécutifs pour celles employant entre 50 et moins de 300 salariés et à 4 trimestres consécutifs pour celles de 300 salariés et plus.

Le compte personnel d’activité

Le compte personnel d’activité sera mis en œuvre, à partir du 1er janvier 2017, par l’article 39 de la loi. Composé du compte personnel de formation, du compte de prévention de la pénibilité et du nouveau « compte d’engagement citoyen », il sera ouvert à toute personne d’au moins 16 ans en emploi ou qui cherche un emploi et sera fermé lors de son décès. Il garantira la portabilité des droits en cas de changement d’employeur ou de statut.

Précision : le « compte d’engagement citoyen » recensera les activités bénévoles ou de volontariat de son titulaire (service civique, maître d’apprentissage, dirigeant d’association…) et lui permettra d’acquérir des heures inscrites sur son compte personnel de formation.

Enfin, à compter du 1er janvier 2018, les travailleurs indépendants, y compris les professionnels libéraux, et les conjoints collaborateurs disposeront d’un compte personnel de formation. Il sera crédité de 24 heures de formation par année d’activité dans la limite de 120 heures puis de 12 heures par an pour atteindre, au maximum, 150 heures. Les frais de formation seront pris en charge par le fonds d’assurance formation ou la chambre des métiers et de l’artisanat.

Le portage salarial

Le portage salarial permet à une entreprise de recourir à des compétences professionnelles externes délivrées par un salarié « porté » rémunéré par une entreprise de portage salarial. Concrètement, l’entreprise cate conclut un contrat commercial de prestation de service avec une entreprise de portage, cette dernière signant un contrat de travail avec le salarié porté. La loi Travail a ratifié l’ordonnance du 2 avril 2015 qui détermine les règles de fonctionnement du portage.

Parallèlement, des sanctions pénales sont mises en place afin d’éviter le recours abusif au portage. Par exemple, l’entreprise cate risque une amende de 3 750 € lorsque, notamment, elle a recours au portage en dehors des cas prévus par le Code du travail (tâche occasionnelle ne relevant pas de son activité normale et permanente ou prestation ponctuelle nécessitant une expertise dont elle ne dispose pas) ou pour un motif interdit (travaux dangereux, remplacement d’un salarié gréviste…).

Le sexisme, le harcèlement et la discrimination

L’employeur a l’obligation de prévenir les risques professionnels pouvant affecter la sécurité et la santé des salariés. Font désormais partie de ces risques, les agissements sexistes, c’est-à-dire ceux liés au sexe d’une personne et ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant. L’interdiction de tels agissements doit, par ailleurs, maintenant figurer dans le règlement intérieur de l’entreprise.

Précision : le CHSCT peut proposer des actions pour prévenir les comportements sexistes sur le lieu de travail.

De plus, le licenciement fondé sur une discrimination, lié à la maternité ou engagé parce qu’un salarié a subi ou refusé de subir des faits de harcèlement sexuel est déclaré nul par les juges. Et dans cette hypothèse, l’employeur doit réintégrer le salarié dans son emploi.

Désormais, si le salarié ne souhaite pas poursuivre son contrat de travail ou si sa réintégration est impossible, il bénéficie, outre l’indemnité de licenciement et les salaires qu’il aurait perçus depuis son licenciement, d’une indemnité au moins égale à sa rémunération des 6 derniers mois.

Enfin, lorsqu’un licenciement est prononcé en raison d’une action en justice du salarié pour des faits de discrimination ou des faits liés à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, l’employeur doit rembourser à Pôle emploi tout ou partie des indemnités d’assurance chômage qui ont été versées au salarié entre la date de son licenciement et la date du jugement, dans la limite de 6 mois. Maintenant, cette sanction s’applique aussi à l’employeur lorsqu’un licenciement est engagé pour des motifs discriminatoires ou à l’encontre d’un salarié victime de faits de harcèlement sexuel ou moral ou ayant refusé de subir de tels agissements.

À savoir : cette sanction s’applique quels que soient l’ancienneté du salarié et l’effectif de l’entreprise.

Informer le personnel

L’employeur doit informer les salariés, par « tout moyen conférant date certaine » (généralement, par affichage), de la tenue de l’élection des délégués du personnel, ainsi que de la date envisagée pour le 1er tour du scrutin.

Dans l’hypothèse d’un renouvellement des délégués du personnel, ce premier tour doit avoir lieu dans la quinzaine précédant l’expiration des mandats en cours et, au plus tard, le 45e jour suivant l’information des salariés. En cas de première élection, il a lieu dans les 90 jours suivant cette information.

Inviter les organisations syndicales

L’employeur doit inviter les syndicats à négocier le protocole préélectoral et à établir leur liste de candidats. Cette invitation doit nécessairement être adressée par courrier aux syndicats reconnus représentatifs dans l’entreprise, à ceux ayant constitué une div syndicale dans l’entreprise et à ceux affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel (CGT, CFDT, CGC-FO, CFE-CGC, CFTC). Les autres syndicats peuvent, quant à eux, être invités par tout moyen, y compris par voie d’affichage.

À noter : cette invitation doit leur parvenir au plus tard 15 jours avant la date de la première réunion de négociation. De plus, en cas de renouvellement des délégués du personnel, l’invitation doit être adressée au moins 2 mois avant l’expiration des mandats en cours.

Négocier le protocole préélectoral

L’employeur doit négocier et signer un protocole préélectoral avec les syndicats qui ont répondu présents. Destiné à fixer les modalités pratiques de l’élection, ce document prévoit notamment :– les modalités d’organisation et de déroulement du vote, c’est-à-dire la date, l’heure et le lieu du scrutin, les conditions de vote par correspondance… ;– le nombre et la composition des collèges électoraux : traditionnellement il en existe deux, un comprenant les ouvriers et les employés, l’autre représentant les ingénieurs, les chefs de service, les techniciens ainsi que les agents de maîtrise et assimilés ;– la répartition des sièges et du personnel entre ces collèges électoraux.

À savoir : si cette négociation n’aboutit pas, il revient à la Direccte de décider, entre autres, de la répartition du personnel et des sièges entre les collèges. Et en cas de contestation, il appartient au juge judiciaire de trancher.

Établir la liste des électeurs

La liste des électeurs doit être établie par l’employeur puis affichée au moins 4 jours avant le vote. Ont la qualité d’électeur les salariés de l’entreprise qui, à la date du 1er tour du scrutin :– sont âgés d’au moins 16 ans ;– ont une ancienneté d’au moins 3 mois, l’accord préélectoral pouvant néanmoins réduire ou supprimer cette condition d’ancienneté ;– n’ont jamais fait l’objet d’une condamnation les privant du droit de vote politique.

À savoir : le chef d’entreprise ne peut bien évidemment pas participer à l’élection des délégués du personnel. Il en est de même pour les salariés assimilés à l’employeur, c’est-à-dire ceux détenant sur un service, un département ou un établissement de l’entreprise une délégation particulière, établie par écrit, permettant de les assimiler à l’employeur (un comptable qui bénéficie, par délégation du conseil d’administration, de prérogatives en matière d’embauche et de licenciement, par exemple) ou bien représentant effectivement l’employeur devant les institutions représentatives du personnel (comme le salarié qui exerce les fonctions de président du CHSCT).

Mode de scrutin

L’élection des délégués du personnel se déroule par un scrutin de liste à deux tours. Au 1er tour, seules les organisations syndicales peuvent présenter des candidats en déposant leur liste dans le délai fixé par le protocole préélectoral.

Important : actuellement, les syndicats doivent, lors de l’élaboration du protocole préélectoral, examiner « les voies et moyens permettant d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures ». Cette obligation est renforcée par la loi Rebsamen qui impose aux syndicats, à compter du 1er janvier 2017, d’inscrire sur leurs listes de candidats un nombre d’hommes et de femmes correspondant à la part d’hommes et de femmes inscrits sur la liste électorale.

En l’absence de candidats au 1er tour ou si le quorum n’est pas atteint (moins de 50 % des inscrits ont voté), l’employeur doit organiser un 2nd tour, en principe, dans les 15 jours qui suivent le premier vote. Et cette fois, tout candidat éligible peut se présenter.

Précision : pour être candidat, le salarié doit figurer sur la liste des électeurs de l’entreprise, avoir au moins 18 ans, travailler dans l’entreprise depuis au moins un an (sauf disposition plus favorable du protocole préélectoral), ne pas être conjoint, partenaire de Pacs, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré de l’employeur.

Rédaction et transmission du procès-verbal

Au terme du scrutin, le bureau de vote proclame les résultats et dresse le procès-verbal des élections. Ce procès-verbal doit être transmis par l’employeur, en double exemplaire et dans les 15 jours suivant le scrutin, à l’inspecteur du travail. L’employeur doit également l’adresser, par tout moyen et dans les meilleurs délais, aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats ainsi qu’à celles qui ont participé à la négociation du protocole préélectoral.

Attention : lorsque les délégués du personnel n’ont pu être mis en place faute de candidatures, l’employeur doit alors dresser un procès-verbal de carence. Ce document doit être porté à la connaissance des salariés et transmis, dans les 15 jours, à l’inspecteur du travail.

L’employeur qui reçoit une mise en demeure de l’Urssaf, à la suite d’un contrôle ou d’un retard de paiement, peut, le cas échéant via son expert-comptable, solliciter le directeur de cet organisme afin de conclure une transaction et ainsi d’éviter ou de mettre fin à un litige.

Attention : seul l’employeur qui est à jour de ses obligations déclaratives et de paiement des cotisations sociales (ou respecte un plan d’apurement de ses dettes), à l’exception des sommes faisant l’objet de la demande, peut recourir à la transaction. Étant précisé, par ailleurs, que cette possibilité est exclue en cas de travail dissimulé ou de manœuvres dilatoires du chef d’entreprise visant à nuire au bon déroulement du contrôle.

Éviter un litige

À réception d’une mise en demeure de l’Urssaf, l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour contester le bien-fondé des sommes qui lui sont réclamées devant la commission de recours amiable (CRA) de l’organisme. Désormais, une alternative s’offre à lui : proposer à l’Urssaf de transiger. Dans cette hypothèse, la proposition de transaction de l’employeur interrompt le délai au cours duquel il peut saisir la CRA. Autrement dit, si l’Urssaf refuse de transiger, l’employeur a toujours, par la suite, la possibilité de former ce recours.

Mettre fin à un litige

L’employeur qui, suite à la réception d’une mise en demeure, a contesté le bien-fondé des sommes réclamées devant la CRA ou les tribunaux peut aussi demander à transiger. À condition cependant qu’aucune décision de justice définitive n’ait été rendue.

Précision : l’employeur qui, à la suite d’un redressement, forme un recours auprès de la CRA doit, pour pouvoir demander à transiger, attendre la décision de cette commission et avoir saisi le tribunal des affaires de la Sécurité sociale.

La transaction ne peut couvrir une période supérieure à 4 ans et a un domaine limité. En effet, elle concerne uniquement le montant des majorations de retard et des pénalités appliquées notamment en cas de production tardive ou d’inexactitude des déclarations, l’évaluation d’éléments d’assiette des cotisations ou contributions dues relatives aux avantages en nature, aux avantages en argent et aux frais professionnels lorsqu’elle présente une difficulté particulière ainsi que les montants redressés calculés en application soit de méthodes d’évaluation par extrapolation, soit d’une fixation forfaitaire du fait de l’insuffisance ou du caractère inexploitable des documents administratifs et comptables.

L’employeur ou, le cas échéant, son avocat ou son expert-comptable, doit adresser une demande de transaction écrite et motivée au directeur de l’Urssaf. Elle doit comporter les références de la mise en demeure visée, les documents et supports d’information utiles à l’identification des montants faisant l’objet de la demande, le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que son numéro d’inscription au régime général de la Sécurité sociale.

Le directeur de l’organisme dispose d’un délai de 30 jours pour faire connaître sa décision qu’il n’a pas à motiver même si elle est négative. L’absence de réponse à l’issue de ce délai vaut rejet de la demande de l’employeur.

Précision : lorsque la demande est incomplète, le directeur adresse une demande de pièces complémentaires au demandeur. Ce dernier dispose alors de 20 jours pour lui transmettre les documents sollicités. À défaut, la demande de transaction devient caduque.

Si le directeur de l’Urssaf accepte la demande de l’employeur, il doit convenir avec lui d’une proposition de protocole transactionnel. Cette proposition devant par la suite être approuvée par la Mission nationale de contrôle et d’audit des organismes de Sécurité sociale (MNC).

Si cette dernière ne s’est pas prononcée à l’expiration d’un délai de 30 jours (prorogeable une fois), la transaction est réputée approuvée. Étant précisé que pour être valable, la transaction doit comporter des concessions réciproques de la part de chaque partie. Le montant de la transaction étant égal à la différence entre le montant des sommes réclamées dans la mise en demeure et le montant figurant dans la proposition de transaction.

À noter : tant que la MNC n’a pas rendu sa décision, chacune des parties peut décider d’abandonner la procédure.

Une fois la transaction conclue, aucune procédure contentieuse ne peut être engagée ou reprise pour remettre en cause son objet. Sachant que, dans le cas d’un changement de la localisation géographique de l’entreprise, la transaction signée avec l’ancien organisme de recouvrement demeure applicable.

Enfin, si l’employeur ne respecte pas ses obligations prévues par la transaction, cette dernière devient caduque. Concrètement, l’Urssaf est autorisée à engager ou à poursuivre le recouvrement des sommes réclamées dans la mise en demeure initialement reçue par l’employeur.

Attention : la transaction ne dispense pas l’employeur de se conformer aux observations faites dans la lettre reçue suite à un contrôle. Autrement dit, l’Urssaf ne renonce pas, par la transaction, à opérer un autre redressement sur ces mêmes motifs lors d’un prochain contrôle.