Remboursement forfaitaire des frais professionnels

J’emploie plusieurs salariés pour exercer une fonction de représentation commerciale. Puis-je leur rembourser leurs frais professionnels sur une base forfaitaire plutôt que sur justificatifs, afin de faciliter la gestion des notes de frais ?

Tout employeur doit rembourser les dépenses avancées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle dès lors qu’elles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. Et si, en général, ce remboursement de frais professionnels s’effectue, pour chaque dépense engagée, sur justificatifs fournis par le salarié, les tribunaux acceptent cependant que ce remboursement puisse se faire par le biais d’une allocation forfaitaire, versée en principe chaque mois en complément du salaire.

Mais attention, une telle possibilité – qui prend tout son sens lorsque les frais professionnels sont récurrents et d’un montant globalement constant – est soumise à plusieurs conditions. En premier lieu, vous devez obtenir l’accord de chaque salarié concerné. Ensuite, la rémunération finalement perçue par ce salarié doit toujours être au moins égale au Smic (ou au minimum conventionnel s’il lui est supérieur). Enfin, la somme forfaitaire allouée en remboursement des frais professionnels ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant réel engagé.


Illustration : ainsi récemment, les magistrats ont considéré qu’un remboursement forfaitaire de frais professionnels était manifestement disproportionné dès lors que ce remboursement était structurellement insuffisant et qu’il ne couvrait en moyenne qu’un tiers des sommes engagées par un salarié qui exerçait une activité itinérante de conseiller en gestion du patrimoine.


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Transaction avec un salarié : guide pratique

La transaction est un contrat par lequel un employeur et un salarié cherchent à éviter un litige ou à y mettre fin en faisant des concessions réciproques. En concluant une transaction, l’un et l’autre acceptent ainsi que le différend qui les oppose (ou qui pourrait les opposer) puisse se régler par un accord plutôt que par un procès. Présentation d’un contrat à manier avec précaution.

À quelles conditions un employeur et un salarié peuvent-ils conclure une transaction ? Une transaction n’est valable que si les deux parties font des concessions réciproques.

Une transaction conclue avec un salarié n’est valable que si chaque partie accepte de faire des concessions. Du côté du salarié, la concession consiste généralement dans le renoncement à obtenir certaines indemnités qui lui sont normalement dues. Pour l’employeur, la concession consiste souvent à allouer des sommes d’argent supérieures à celles qu’il devrait normalement verser en vertu de ses obligations légales ou conventionnelles.

Mais attention, les juges sont particulièrement vigilants vis-à-vis des concessions que peut faire un employeur. Non seulement l’employeur doit faire des concessions, mais celles-ci ne doivent pas être dérisoires.


Exemples de concessions jugées dérisoires : proposer à un salarié une indemnité inférieure à l’indemnité légale ou conventionnelle de licenciement, alors que le licenciement n’est pas motivé par une faute grave ; proposer à un salarié une opération d’out-placement alors que cette opération est, en réalité, financée en grande partie par le salarié lui-même sous la forme d’une réduction de son préavis.

Quand la transaction doit-elle être conclue ? Pour être valable, la transaction ne doit être conclue qu’une fois la rupture du contrat intervenue et définitive.

À l’exception des cas, assez rares, où la transaction a pour objet de régler un différend relatif à l’exécution même du contrat de travail, les employeurs et les salariés y ont surtout recours pour terminer ou prévenir une contestation suite à une rupture unilatérale du contrat de travail, soit à l’initiative de l’employeur (licenciement), soit à l’initiative du salarié (démission).

Lorsqu’elle fait suite à un licenciement, la date de la transaction doit être postérieure à la date de la réception de la lettre de notification du licenciement par le salarié. Et si cette condition n’est pas respectée, la transaction peut être annulée en justice.


Attention : les magistrats considèrent qu’une transaction conclue après un licenciement notifié par une lettre simple ou par une lettre remise en main propre est également nulle.

Lorsqu’elle faite suite à une démission, la transaction doit être conclue postérieurement à la remise de la lettre de démission. Et dans l’hypothèse où les juges seraient convaincus que la transaction a été signée antérieurement ou concomitamment à la remise de la lettre de démission, elle pourrait alors être également annulée par les juges.


En pratique : si la lettre de démission n’a pas été envoyée par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre contre décharge, il est utile d’établir avant la conclusion d’une transaction un document par lequel le salarié indique à quelle date il a remis sa lettre de démission à l’employeur.

Quelles précautions faut-il prendre lorsqu’on rédige une transaction ? Tous les points de contestation réglés par la transaction doivent être clairement énoncés.

L’effet d’une transaction est de priver le salarié et l’employeur de tout intérêt à agir en justice en rendant irrecevables leurs demandes concernant l’objet de la transaction. Autrement dit, la transaction se substitue, en quelque sorte, pour eux à une décision de justice non susceptible d’appel.

D’où l’importance qu’il y a de prévoir avec soin les droits ou prétentions faisant l’objet de concessions réciproques au sein de la transaction. Selon que ces droits sont contenus ou, au contraire, exclus du champ d’application de la transaction, l’une ou l’autre partie au contrat pourra ainsi agir ou non en justice.

Dans ce cadre, un employeur peut être tenté d’insérer dans une transaction une clause très générale par laquelle le salarié accepte de renoncer à demander en justice le paiement de toutes les sommes d’argent liées à l’exécution et à la rupture de son contrat de travail. Mais l’intérêt d’adopter une clause aussi extensive est sujet à caution, car elle est le plus souvent jugée inopérante par les magistrats.


Explication : la formulation très générale d’une clause de renonciation ne lie en effet pas les tribunaux qui restent libres de rechercher l’intention véritable des parties. Plus précisément, les magistrats cherchent à déterminer quels sont les points de contestation auxquels employeur et salarié ont entendu mettre un terme par des concessions réciproques. Et si un point de contestation n’est pas présent de manière claire dans la transaction, il peut alors être, le cas échéant, tranché par les tribunaux. Une incitation claire à être précis !


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Modification d’un contrat de travail à temps partiel

L’un de mes salariés qui travaille à temps partiel souhaiterait augmenter sa durée de travail sans toutefois passer à temps plein. Je suis d’accord pour accéder à sa demande. Dois-je suivre des formalités particulières ?

Oui, car il est indispensable que la modification de la durée de travail de votre salarié soit constatée par écrit. Vous devez donc rédiger un avenant à son contrat de travail à temps partiel, mentionnant la nouvelle durée de travail hebdomadaire ou mensuelle prévue, ainsi que la répartition de cette durée entre les jours de la semaine ou les semaines du mois.

Cette exigence résulte d’une décision de la Cour de cassation qui a considéré que l’obligation légale d’établir par écrit le contrat initial de travail à temps partiel concernait aussi les avenants à ce contrat modifiant la durée du travail ou sa répartition. Elle a donc appliqué à l’absence d’avenant écrit la même sanction qu’en l’absence d’écrit pour le contrat initial, à savoir une présomption d’une durée de travail à temps plein.

À défaut de signer un avenant écrit formalisant la nouvelle durée de travail et sa répartition, votre salarié serait donc présumé travailler à temps complet et pourrait vous réclamer le paiement des rappels de salaires correspondant à la situation d’un salarié à temps plein et des congés payés afférents.


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Clause de renonciation dans une transaction

Afin d’éviter un procès, j’envisage de conclure une transaction avec un salarié qui vient de démissionner. Dans ce cadre, ai-je intérêt à prévoir une clause de renonciation la plus large possible afin de prévenir toute forme de contestation de sa part ?

Une transaction est un contrat par lequel un employeur et un salarié cherchent à éviter un litige ou à y mettre fin en faisant des concessions réciproques. Bien qu’il soit tentant pour un employeur d’insérer dans une transaction une clause par laquelle le salarié renonce à demander en justice le paiement de toutes les sommes d’argent liées à son contrat de travail, une clause aussi extensive est toutefois, à l’heure actuelle, le plus souvent inopérante.

En effet, la formulation très générale d’une clause de renonciation ne lie pas les tribunaux qui restent libres de rechercher l’intention véritable des parties. Plus précisément, les magistrats cherchent à déterminer quels sont les points de contestation auxquels employeur et salarié entendent mettre un terme par des concessions réciproques. Une clause générale de renonciation ne vous protège donc pas a priori contre une action en justice portant sur un différend autre que celui ou ceux expressément énoncés dans la transaction.


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Alcool sur le lieu de travail : ce que dit la loi

Qu’il s’agisse de gérer la situation d’un salarié en état d’ivresse ou plus simplement d’organiser un pot de départ, l’employeur ne doit pas prendre la question de l’alcool dans l’entreprise à la légère. En effet, outre les risques d’accidents du travail, la bonne marche de l’entreprise peut en être sérieusement perturbée (accroissement de l’absentéisme, diminution de la qualité du travail, tensions relationnelles etc.). Pour agir en connaissance de cause, voici un point sur les règles juridiques à connaître dans ce domaine.

Quid de l’introduction et de la consommation d’alcool dans l’entreprise ? Si le Code du travail permet que certains alcools soient introduits et consommés sur les lieux du travail, l’employeur peut toutefois mettre en place des mesures plus sévères dans son entreprise.

Le Code du travail tolère l’introduction et la consommation de certains alcools dans l’entreprise. Sont concernés le vin, la bière, le cidre et le poiré. Les autres boissons alcoolisées ne sont donc pas permises.

Si une tolérance est admise, l’employeur a toutefois une obligation de sécurité de résultat à l’égard de ses salariés et il doit donc mettre en place, dans son entreprise, toutes les mesures utiles pour assurer leur sécurité et protéger leur santé. À ce titre, il peut, dans une démarche de prévention, prendre des dispositions plus sévères que celles du Code du travail et restreindre l’introduction et la consommation d’alcool dans son entreprise. Cependant, puisqu’elles limitent les libertés des salariés, ces restrictions ne sont légitimes que si elles sont justifiées par des impératifs de sécurité.


Important : selon le Conseil d’État, le règlement intérieur ne peut interdire de manière générale et absolue la consommation d’alcool dans l’entreprise que si cette interdiction est justifiée par l’existence d’une situation particulière de danger ou de risque.

Par ailleurs, le Code du travail prévoit qu’il est interdit de laisser entrer ou séjourner dans les lieux de travail des personnes en état d’ivresse. Cette interdiction s’applique aussi bien aux salariés de l’entreprise qu’à des tiers (fournisseurs, prestataires de services etc.).


À noter : pour une efficacité accrue, il est important que l’employeur, dans le cadre de la prévention de la consommation d’alcool dans son entreprise, travaille en étroite relation avec les services de médecine au travail et, le cas échéant, les institutions représentatives du personnel.

À quelles conditions peut-on contrôler le taux d’alcoolémie d’un salarié ? L’employeur peut, sous certaines conditions, recourir aux contrôles par éthylotest.

L’employeur peut, sur les lieux du travail, imposer des contrôles du taux d’alcoolémie par éthylotest. Puisque ces contrôles constituent une atteinte aux libertés individuelles des salariés, ils ne sont cependant légitimes que sous certaines conditions.

En premier lieu, le principe de ces contrôles, ainsi que leurs modalités pratiques, doivent être prévues dans le règlement intérieur ou à défaut, dans une note de service.


À noter : il est recommandé de prévoir, dans le règlement intérieur, notamment :– la nature des fonctions professionnelles visées par le contrôle par éthylotest ;– les personnes habilitées à effectuer ce contrôle ;– la présence d’un tiers lors de la réalisation de ce contrôle.

En deuxième lieu, ces contrôles ne peuvent pas être pratiqués pour tous les salariés et en toutes circonstances : ils doivent être limités aux situations dans lesquelles l’état d’ébriété du salarié est de nature à exposer, compte tenu de la nature de son travail, les personnes ou les biens à un danger (salariés manipulant des machines ou produits dangereux, salariés conduisant des véhicules ou des engins, etc.). Ces contrôles doivent, en effet, avoir pour but de prévenir ou faire cesser une situation dangereuse.

Enfin, puisque la Cour de cassation considère que l’employeur peut utiliser le résultat positif d’un éthylotest comme fondement au prononcé d’une sanction disciplinaire, une procédure de contestation de ce contrôle par le salarié (notamment par la réalisation d’un second test) doit être prévue et le salarié doit être informé de cette procédure.


Important : le salarié a le droit de s’opposer à un éthylotest. En cas de refus d’un tel contrôle, l’employeur doit faire appel à un officier de police judiciaire, seul habilité à l’imposer.

Quelle réaction adopter face à un salarié ivre ? Un salarié en état d’ébriété dans l’entreprise peut, dans certaines hypothèses, faire l’objet d’une sanction disciplinaire.

Face à un salarié en état d’ébriété dans l’entreprise, l’employeur doit l’écarter de son poste de travail et le faire raccompagner chez lui ou à défaut, le maintenir dans l’entreprise, mais dans un lieu sans danger pour le salarié et les autres employés, le temps que celui-ci redevienne sobre.

Une telle situation peut par ailleurs conduire l’employeur à prononcer une sanction disciplinaire, pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave, à l’encontre du salarié.

Peuvent ainsi, par exemple, être sanctionnés le salarié présentant un danger pour lui-même ou pour autrui (salarié violent, salarié conduisant pendant le temps de travail un véhicule sous l’emprise de l’alcool, salarié manipulant des produits ou des machines dangereuses etc.) ou le salarié qui introduit ou consomme dans l’entreprise des boissons alcoolisées autre que celles tolérées par le Code du travail ou le règlement intérieur.

La sanction devra être proportionnée aux circonstances de faits et aux antécédents du salarié (fonction du salarié, événement isolé ou récidive, comportement du salarié ivre, éventuels dégâts sur les biens de l’entreprise, etc.). Par ailleurs, lorsqu’ils analysent la proportionnalité de la sanction, les juges tiennent également compte de la tolérance de l’employeur quant à la consommation d’alcool dans l’entreprise.

La preuve de l’ébriété du salarié pourra être établie par la réalisation d’un contrôle par éthylotest ou à défaut, par les témoignages des autres salariés, de tiers, etc.


Attention : dans certaines hypothèses, prononcer une sanction disciplinaire à l’égard d’un salarié en état d’ivresse ne constitue pas une réaction appropriée. En effet, il est reconnu de nos jours que l’alcoolisme chronique est une maladie. Une sanction imposée par l’employeur à un salarié souffrant d’addiction à l’alcool pourrait être considérée comme discriminatoire puisque liée à son état de santé. Dans une telle situation, l’employeur aura donc plutôt tout intérêt à faire intervenir le médecin du travail pour qu’il se prononce sur l’aptitude du salarié au travail et pour une éventuelle prise en charge médicale.

Quels risques à ne pas agir pour l’employeur ? Les risques pour l’employeur qui néglige la gestion de la question de l’alcool dans son entreprise sont réels et non négligeables.

L’employeur qui tolère l’introduction et la consommation de boissons alcoolisées interdites dans l’entreprise ou encore qui tolère des personnes en état d’ivresse sur les lieux de travail peut être pénalement sanctionné. L’amende encourue est de 3 750 € par salarié concerné.

La responsabilité pénale d’un employeur peut également être retenue suite à des accidents causés par des salariés en état d’ivresse. Ainsi, en est-il d’un employeur pouvant être poursuivi pour homicide involontaire pour avoir laissé conduire un salarié saoul ayant causé un accident mortel de la circulation.

Sur le terrain civil, en cas d’accident du travail lié à l’état d’ébriété du salarié, l’employeur pourrait voir sa faute inexcusable reconnue sur la base d’un manquement à son obligation de sécurité de résultat.


Important : compte tenu des risques non négligeables pour l’entreprise, l’employeur devrait effectuer, auprès de ses salariés, des rappels réguliers des dispositions applicables en matière d’alcool : introduction et consommation, contrôle par éthylotest, sanctions applicables en cas de non-respect de ces règles.


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Reprise de l’ancienneté d’un apprenti

L’un de mes apprentis va bientôt terminer son contrat d’apprentissage et je compte l’embaucher ensuite dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée. Je me demande comment je dois calculer son ancienneté dans l’entreprise. Pouvez-vous m’éclairer sur ce sujet ?

Vous devez tenir compte de la durée du contrat d’apprentissage effectué dans votre entreprise pour calculer l’ancienneté de l’apprenti que vous engagez en contrat à durée indéterminée (CDI). En effet, le Code du travail prévoit que dès lors qu’à l’issue de son contrat d’apprentissage, l’apprenti est embauché dans le cadre d’un CDI par la même entreprise, la durée de ce contrat d’apprentissage doit être prise en considération pour le calcul de sa rémunération et de son ancienneté.

Notez que cette reprise d’ancienneté s’applique également en cas d’embauche de l’apprenti dans le cadre d’un contrat de travail à durée déterminée ou d’un contrat de travail temporaire.


Attention : selon la Cour de cassation, cette reprise d’ancienneté est d’ordre public et est donc obligatoire même si la convention collective applicable dans votre entreprise contient une disposition contraire.


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Usage de la cigarette électronique dans les lieux de travail

Certains de mes salariés ont adopté la cigarette électronique. Puis-je leur interdire d’en faire usage dans l’entreprise ?

La cigarette électronique est constituée d’une résistance qui, lorsqu’elle est activée par l’utilisateur, chauffe un liquide composé d’un solvant (propylène-glycol ou glycérol), d’arômes, et éventuellement d’une dose plus ou moins forte de nicotine. Ce liquide étant inhalé et rejeté par le consommateur sous forme de vapeur. Des études établissent que cette vapeur libère dans l’air des composés organiques volatils et des particules fines ou ultrafines dont la toxicité n’a cependant, pour le moment, pas été clairement mesurée. Ceci dit, en tant qu’employeur, vous avez, à l’égard de vos salariés, une obligation de sécurité de résultat qui vous impose de mettre en place, à titre préventif, toutes les mesures nécessaires pour protéger leur santé. Constatant qu’il n’est pas possible de conclure à l’absence de risques pour l’entourage de l’utilisateur d’une cigarette électronique, l’Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (INRS) recommande aux employeurs de protéger les salariés contre une exposition « passive » à la vapeur de cette cigarette. Dans une démarche de prévention, vous avez donc tout intérêt, dans votre règlement intérieur ou par une note de service, à interdire l’usage de la cigarette électronique dans les lieux de travail fermés et couverts.


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Droit d’alerte sanitaire et environnementale des salariés

Les salariés et les représentants du personnel au CHSCT disposent désormais d’un droit d’alerte auprès de leur employeur lorsque les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par leur entreprise font peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement.

Obligation de réaction de l’employeur L’employeur doit informer le salarié de la suite qu’il entend donner à l’alerte que ce dernier a lancé.

Un salarié peut désormais alerter immédiatement son employeur lorsqu’il estime, de bonne foi, que les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par son entreprise font peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement (par exemple, si l’entreprise utilise un produit qui pollue ou commercialise un produit dangereux).


Précision : l’alerte doit être consignée par écrit dans des conditions restant à définir par un décret à paraître.

L’employeur ne doit surtout pas ignorer l’alerte, car il a l’obligation d’informer le salarié de la suite qu’il entend y donner. À défaut, s’il s’avère que l’entreprise a utilisé un produit défectueux, elle ne pourra pas obtenir une exonération de responsabilité au motif que l’état des connaissances scientifiques et techniques, lors de la mise en circulation de ce produit, ne permettait pas de déceler l’existence du défaut.

En outre, si l’employeur ne donne pas suite pendant un mois ou s’il conteste le bien-fondé de l’alerte, le salarié peut saisir le préfet.


À noter : cette alerte peut également être déclenchée par un représentant du personnel au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) dans les mêmes conditions. À ceci près que l’employeur doit examiner la situation conjointement avec ce dernier avant de l’informer des suites qu’il décide d’y donner.

Obligation d’information de la part de l’employeur L’employeur a l’obligation d’informer les salariés des risques que peuvent faire peser sur la santé publique ou l’environnement les produits ou procédés de fabrication.

Chaque fois que cela s’avère nécessaire, l’employeur doit informer ses salariés des risques qu’ils encourent pour leur santé et sécurité dans le cadre de leur travail et des mesures prises pour y remédier. Désormais, cette information doit également porter sur les risques que peuvent faire peser sur la santé publique ou l’environnement les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par son entreprise.

De plus, l’employeur doit réunir le CHSCT en cas d’événement grave lié à l’activité de l’établissement ayant porté ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.

Enfin, l’employeur doit informer le CHSCT des alertes qui lui ont été transmises et des suites qu’il leur a données, ainsi que, le cas échéant, des saisines du préfet.

Protection des lanceurs d’alerte de bonne foi Le lanceur d’alerte est protégé contre les sanctions et discriminations lorsqu’il est de bonne foi.

Les salariés qui ont exercé, de bonne foi, leur droit d’alerte bénéficie d’une protection contre les sanctions et discriminations notamment en matière d’embauche, de rémunération, de formation, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat.

Cette protection s’applique lorsque les faits relatifs à un risque grave pour la santé publique ou l’environnement ont été relatés à l’employeur, ou lorsque le salarié a témoigné auprès des autorités judiciaires ou administratives.

En cas de litige, la preuve de la discrimination est facilitée pour les lanceurs d’alerte. En effet, dès lors qu’ils établissent avoir exercé leur droit d’alerte de bonne foi, c’est à l’employeur de prouver que la sanction ou la mesure a été prise en raison d’éléments objectifs étrangers à l’exercice du droit d’alerte.

Sanction des lanceurs d’alerte de mauvaise foi Exercer le droit d’alerte de mauvaise foi est pénalement sanctionné.

Les salariés qui ont lancé une alerte de mauvaise foi, avec l’intention de nuire ou encore avec la connaissance, au moins partielle, de l’inexactitude des faits rendus publics ou diffusés peuvent être sanctionnés pour dénonciation calomnieuse, infraction punissable de cinq ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende.


Loi n° 2013-316 du 16 avril 2013, JO du 17


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Compétence des prud’hommes en dernier ressort

Les conseils de prud’hommes statuent en dernier ressort lorsque le montant du litige n’excède pas un certain montant.

Les conseils de prud’hommes statuent en dernier ressort lorsque le montant du litige n’excède pas 4 000 € pour les instances introduites devant eux à compter du 1er octobre 2005. Les décisions rendues en dernier ressort ne sont pas susceptibles d’appel, seul un pourvoi en cassation est possible.


Article D. 1462-3 du Code du travail


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Association Pour l’Emploi des Cadres

Les cadres et leurs employeurs cotisent chaque mois à l’Association pour l’emploi des cadres (Apec).

COTISATION APEC
Base Salarié Employeur
Tranches A et B 0,024 % 0,036 %


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