La demande de rescrit

Les employeurs ont la possibilité d’interroger l’Urssaf (ou la Mutualité sociale agricole) sur l’ensemble de la législation relative aux cotisations et contributions de Sécurité sociale contrôlées par cet organisme de recouvrement.

À savoir : les cotisations d’assurance chômage recouvrées par l’Urssaf et le versement transport peuvent aussi donner lieu à un rescrit.

La demande de rescrit peut être formulée par un cotisant ou un futur cotisant mais également par un tiers, un avocat ou un expert-comptable notamment, mandaté par un employeur. Cette demande doit être faite par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception soit, en pratique, notamment par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge.

Attention : aucune demande de rescrit ne peut être formulée si un contrôle de l’Urssaf a déjà été engagé, c’est-à-dire lorsque l’entreprise a reçu un avis de passage l’informant d’un contrôle. Cette possibilité étant aussi exclue lorsqu’un contentieux en rapport avec l’objet d’une demande de rescrit est en cours.

Pour être recevable, la demande de rescrit doit porter sur une question nouvelle, c’est-à-dire une question à laquelle l’Urssaf n’a pas déjà répondu soit directement à l’employeur, soit dans un rescrit de portée générale qui a été publié. Elle doit aussi présenter un caractère sérieux.

Enfin, elle doit comporter les nom et adresse de l’employeur, son numéro d’immatriculation, le secteur d’activité de l’entreprise (code APE) ainsi que les dispositions législatives et règlementaires sur lesquelles porte la question et une présentation précise et complète de la situation de l’employeur.

À noter : les organisations professionnelles d’employeurs et les syndicats peuvent utiliser cette procédure pour interroger l’Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (Acoss) ou la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (CCMSA) sur une application spécifique de la législation de la Sécurité sociale à la situation de leur branche professionnelle.

La réponse de l’Urssaf

Lorsqu’elle reçoit une demande de rescrit, l’Urssaf dispose de 20 jours pour examiner si le dossier est complet. Il est réputé l’être si, à l’issue de ce délai, cet organisme n’a sollicité aucune pièce ni information auprès de l’employeur.

Attention : lorsque l’Urssaf réclame des documents ou des informations, l’employeur doit répondre dans un délai d’un mois, sous peine de voir sa demande de rescrit rejetée.

À compter du jour où le dossier est constitué, l’Urssaf doit instruire et répondre à la demande de rescrit dans le délai de 3 mois. Sachant qu’en l’absence de décision à la fin de ce délai, il ne peut pas être procédé à un redressement fondé sur le point de législation faisant l’objet de la demande de rescrit tant que cet organisme ne s’est pas prononcé.

Précision : la période au cours de laquelle un redressement est impossible est celle comprise entre l’expiration du délai de 3 mois et la date à laquelle l’organisme notifie sa décision au cotisant.

La décision rendue par l’Urssaf s’applique au seul demandeur lorsque la demande de rescrit émane d’un cotisant ou de son représentant. Cependant, si le cotisant appartient à un groupe et que cette information figure dans la demande, la décision concerne alors toutes les entreprises du groupe dont la situation est identique à celle décrite dans le rescrit.

Lorsque la demande a été formulée par un syndicat ou une organisation professionnelle d’employeurs, la décision de l’Acoss bénéficie à toutes les entreprises de la branche qui souhaitent s’en prévaloir.

Les effets du rescrit

Le rescrit social est opposable, pour l’avenir, à l’Urssaf tant que la situation exposée par le cotisant dans sa demande ou la législation au regard de laquelle cette décision a été prise n’ont pas changé. Autrement dit, les points sur lesquels l’organisme de recouvrement s’est prononcé ne peuvent donner lieu à un redressement à l’encontre du cotisant si celui-ci a mis en œuvre ses prescriptions.

À noter : en cas de changement d’implantation géographique de l’entreprise, la décision prise par l’ancien organisme de recouvrement est opposable au nouveau, dès lors que la situation du cotisant ou la législation sur laquelle est basée la décision n’ont pas été modifiées.

Si l’Urssaf souhaite modifier sa position pour l’avenir, elle doit alors en informer le cotisant par lettre recommandée avec accusé de réception. Une lettre qui doit, en outre, mentionner les voies de recours dont dispose l’employeur contre cette décision.

Enfin, les décisions de rescrit social susceptibles d’intéresser tous les employeurs sont accessibles sur le site Internet www.securite-sociale.fr après avoir été rendues anonymes.

Le rescrit de la Direccte

Les entreprises d’au moins 50 salariés doivent, sous peine de pénalité financière, être couvertes par un accord collectif sur l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes conforme aux exigences légales ou, à défaut, mettre en œuvre un plan d’action en la matière. Les accords et plans d’action déposés auprès de la Direccte peuvent faire l’objet d’un rescrit afin que l’employeur s’assure de cette conformité. La demande de rescrit doit être adressée à la Direccte par tout moyen permettant de prouver sa réception. Celle-ci dispose de 2 mois pour rendre son avis sachant que l’absence de réponse dans ce délai équivaut à un rejet de la demande.

La prise de position de l’administration l’engage formellement. Si elle déclare l’accord ou le plan d’action conforme, aucune sanction pécuniaire ne peut être prononcée contre l’employeur pendant la période comprise entre la date de réception de la réponse de la Direccte et la fin de la première année qui suit la conclusion de l’accord ou le dépôt du plan d’action.

Le rescrit de l’Agefiph

Les entreprises d’au moins 20 salariés doivent employer des travailleurs handicapés dans la proportion de 6 % de leur effectif. Pour remplir cette obligation, elle peuvent également conclure des contrats de prestations de services avec des entreprises adaptées ou des travailleurs indépendants handicapés, accueillir des personnes handicapées en stage ou en période de mise en situation professionnelle ou encore verser une contribution annuelle auprès de l’Association de gestion du fonds pour l’insertion professionnelle des handicapés (Agefiph).

Les employeurs peuvent adresser une demande de rescrit à cet organisme, c’est-à-dire l’interroger officiellement sur l’application à leur situation de la législation relative au calcul de l’effectif d’assujettissement à l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés, à sa mise en œuvre, à ses modalités d’acquittement et à ses bénéficiaires.

En pratique : comment calculer l’effectif de mon entreprise ? Quelles sont les personnes qui bénéficient de l’obligation d’emploi ? Combien de travailleurs handicapés dois-je embaucher ? Autant d’exemples de questions que l’entreprise peut poser à l’Agefiph.

La demande de l’entreprise est envoyée par tout moyen permettant d’apporter la preuve de sa réception et doit mentionner la raison sociale de l’établissement, ses adresses postales et électroniques ainsi que son numéro de Siret. Elle doit également contenir les références aux dispositions législatives et règlementaires sur lesquelles porte la question de l’employeur ainsi qu’une présentation précise, complète et sincère de sa situation.

L’Agefiph dispose d’abord de 15 jours pour apprécier si la demande de l’employeur est complète et, éventuellement, lui faire connaître la liste des pièces ou des informations manquantes. Si l’employeur n’y donne pas suite dans le délai d’un mois, sa demande est rejetée.

L’Agefiph doit ensuite répondre dans un délai de 2 mois à partir du moment où la demande est complète. Cette réponse s’impose à l’Agefiph. Et, à condition que la situation de l’employeur ou la règlementation applicable ne changent pas, sa position est valable 5 ans. Autrement dit, l’entreprise qui applique les prescriptions de l’Agefiph ne pourra pas voir ses pratiques remises en cause.

Le rescrit des travailleurs non salariés

Les travailleurs indépendants, agricoles ou non agricoles, peuvent adresser une demande de rescrit à l’organisme de recouvrement auquel ils sont affiliés (Régime social des indépendants, Mutualité sociale agricole, caisses d’assurance vieillesse…) pour connaître l’application, à leur situation, de la législation relative aux conditions d’affiliation à leur régime et aux mesures d’exonération des cotisations de Sécurité sociale dont ils sont redevables à titre personnel. Cette demande est effectuée dans les mêmes conditions et a les mêmes effets que le rescrit formulé par l’employeur auprès de l’Urssaf.

Le contrat unique d’insertion (CUI) se décline en deux formules : l’une réservée au secteur marchand par le biais du contrat initiative emploi (CIE), et l’autre dédiée au secteur non marchand (organismes à but non lucratif notamment) via le contrat d’accompagnement dans l’emploi (CAE).

Quelle que soit la forme du CUI, chaque embauche ouvre droit à une aide mensuelle fixée au niveau régional et modulable en fonction de la situation du candidat à l’emploi, de l’activité de l’employeur et des spécificités du marché de l’emploi. Elle peut atteindre, pour la conclusion d’un CIE, 47 % du taux horaire brut du Smic (soit 4,59 € pour 2017) par heure travaillée, dans la limite d’une durée hebdomadaire de 35 heures. Cette aide pouvant aller jusqu’à 95 % du taux horaire brut du Smic (soit 9,27 € en 2017) pour la signature d’un CAE.

Attention : l’employeur ne peut prétendre à cette prime que dans l’hypothèse où elle a été prescrite, compte tenu de la situation du bénéficiaire, par Pôle emploi, Cap emploi ou encore une mission locale, et ce préalablement à la signature du contrat de travail.

Par ailleurs, le CAE ouvre droit, exception faite de la cotisation accidents du travail-maladies professionnelles et de la cotisation pénibilité, à une exonération des cotisations patronales de Sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, décès, vieillesse) et d’allocations familiales pour les salaires n’excédant pas le Smic brut mensuel (1 480,30 € en 2017 pour 151,67 heures de travail).

Quant au CIE, s’il ne donne lieu à aucune exonération particulière de charges sociales, il permet à l’employeur de bénéficier de la réduction générale des cotisations patronales de Sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, décès, vieillesse), dite réduction « Fillon ».

Enfin, les rémunérations payées au salarié, une fois le montant de l’aide financière de la région déduit, sont, le cas échéant, éligibles au crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE).

Toute entreprise a la possibilité d’engager des apprentis âgés, en principe, de 16 à 25 ans. Des jeunes qui alternent enseignement théorique au sein d’un centre de formation et apprentissage du métier chez l’employeur. Pour développer le recours à ce dispositif, le gouvernement a instauré plusieurs primes à l’embauche qui, de surcroît, sont cumulables.

Ainsi, les entreprises comptant moins de 11 salariés peuvent se voir allouer une aide régionale d’un montant minimal de 1 000 € par année de formation. Et si l’apprenti est mineur, une prime complémentaire de 4 400 € leur est attribuée par l’État pour la première année du contrat. En outre, les entreprises de moins de 250 salariés ont droit à une subvention de la région à hauteur de 1 000 € minimum pour le recrutement de leur premier apprenti ou d’un apprenti supplémentaire.

Parallèlement, les rémunérations versées aux apprentis par les employeurs de moins de 11 salariés et les artisans sont, à l’exception de la cotisation relative aux accidents du travail et aux maladies professionnelles et de la cotisation pénibilité, exonérées de l’ensemble des charges sociales patronales et salariales. Cette exonération se limitant, pour les autres entreprises, aux cotisations de Sécurité sociale patronales et salariales, à la cotisation d’allocations familiales, aux cotisations salariales d’assurance chômage, de retraite complémentaire et d’AGFF ainsi qu’à la CSG-CRDS.

De plus, les employeurs bénéficient du CICE pour leurs apprentis et peuvent prétendre, durant la première année du cycle de formation et sous certaines conditions, à un crédit d’impôt pouvant aller jusqu’à 2 200 € par apprenti recruté.

Privilégiant la formation en alternance, le contrat de professionnalisation donne lieu à l’attribution d’une aide de 2 000 € versée par Pôle emploi pour l’embauche, à temps plein, d’un salarié âgé de 26 ans ou plus. Étant précisé qu’une aide supplémentaire d’un montant de 2 000 € est allouée par l’État à l’employeur qui recrute, à temps complet, un demandeur d’emploi âgé d’au moins 45 ans.

Par ailleurs, les cotisations sociales patronales de Sécurité sociale (hors accidents du travail et maladies professionnelles et hors cotisation pénibilité) et d’allocations familiales ne sont pas dues pour les rémunérations versées aux salariés de 45 ans et plus dans la limite du Smic horaire brut (9,76 € en 2017). Le contrat de professionnalisation conclu avec un salarié âgé de moins de 45 ans bénéficiant, quant à lui, de la réduction générale des cotisations patronales de Sécurité sociale (« Fillon »).

Enfin, l’ensemble de ces aides est cumulable avec le CICE.

La transmission de la convocation

L’employeur qui envisage de licencier un salarié doit nécessairement le convoquer à un entretien préalable. À défaut, cette irrégularité de la procédure de licenciement peut donner lieu à l’indemnisation du salarié.

Précision : lorsque le salarié a au moins 2 ans d’ancienneté et est employé dans une entreprise comptant 11 salariés ou plus, le juge lui accorde une indemnité qui ne peut excéder un mois de rémunération si le licenciement à une cause réelle et sérieuse. Pour le salarié ayant moins de 2 ans d’ancienneté ou employé dans une entreprise comptant moins de 11 salariés, une indemnisation lui est accordée en fonction du préjudice qu’il a subi que le licenciement ait ou non une cause réelle et sérieuse.

Le salarié doit être convoqué par écrit, c’est-à-dire par lettre recommandée, idéalement avec accusé de réception, ou lettre remise en main propre contre décharge. La présentation de cette lettre ou sa remise devant intervenir au moins 5 jours ouvrables avant la tenue de l’entretien. Et attention, lorsque le licenciement a un caractère disciplinaire, la convocation doit nécessairement être transmise au salarié dans les 2 mois suivant la connaissance par l’employeur des faits qui lui sont reprochés.

En pratique : pour remettre cette convocation, l’employeur peut aussi faire appel à un huissier de justice ou, si ce procédé permet de justifier de sa date d’expédition et de réception, la confier à un transporteur de courrier du type Chronopost.

Le contenu de la convocation

La convocation doit mentionner l’objet de l’entretien, c’est-à-dire qu’une mesure de licenciement est envisagée à l’égard du salarié. Étant précisé qu’à ce stade, l’employeur n’est pas tenu de préciser les motifs du licenciement, en particulier les faits qui sont reprochés au salarié.

De plus, elle doit indiquer la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Un entretien qui, en principe, doit se dérouler sur le lieu de travail du salarié ou au siège social de l’entreprise. Par ailleurs, l’entretien qui se tient en dehors des heures de travail du salarié est rémunéré comme du temps de travail effectif.

À savoir : l’employeur est en droit de convoquer le salarié à un entretien préalable même si celui-ci est en arrêt de travail. Et, il n’est pas tenu d’accepter la demande de report de l’entretien émanant du salarié.

Enfin, la convocation doit informer le salarié de la possibilité de se faire assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise ou, en l’absence de représentants du personnel, par un conseiller extérieur inscrit sur une liste.

Dès lors, la convocation doit préciser les adresses où le salarié peut consulter cette liste, à savoir celle de l’inspection du travail dont dépend le lieu où se tient l’entretien et celle de la mairie du domicile du salarié ou, si ce dernier réside dans un autre département, l’adresse de la mairie du lieu où se déroule l’entretien.

Important : dans l’hypothèse où le salarié refuse la lettre de convocation à l’entretien ou ne s’y présente pas, l’employeur n’est pas tenu de le convoquer à nouveau, la procédure de licenciement pouvant alors suivre son cours.

Les personnes en présence

L’entretien préalable au licenciement est individuel et consiste nécessairement en un face-à-face entre l’employeur et le salarié.

En pratique : cet entretien ne peut donc pas être informel ou remplacé par une simple conversation téléphonique. De même, l’employeur n’a pas la possibilité d’organiser un entretien commun avec des salariés susceptibles de faire l’objet d’une même procédure de licenciement.

Néanmoins, l’employeur a la possibilité de se faire représenter par une personne ayant le pouvoir de licencier comme, par exemple, le directeur du personnel. En revanche, il ne peut donner mandat à une personne extérieure à l’entreprise pour remplir cette mission (un avocat, par exemple). Le salarié, quant à lui, n’est pas autorisé à se faire représenter.

En outre, l’employeur qui décide d’être présent à l’entretien peut se faire assister par une personne appartenant à l’entreprise (chef du personnel, chef de service…).

Attention : l’assistance de l’employeur ne doit pas avoir pour effet de transformer l’entretien en enquête. Tel est le cas, selon les juges, lorsque l’employeur s’entoure d’un nombre de personnes trop important (3 personnes notamment).

Les débats

Durant l’entretien, l’employeur doit indiquer au salarié les motifs de la décision envisagée et recueillir ses explications. Pour autant, il n’a pas l’obligation de lui présenter les pièces susceptibles de justifier le licenciement.

À noter : les propos tenus par le salarié, tout comme son absence à l’entretien, ne peuvent justifier à eux seuls son licenciement.

À titre de preuve, les parties peuvent décider de rédiger et de signer un compte-rendu d’entretien mentionnant les faits évoqués et les explications de chacun. Un tel document constituant une preuve recevable devant le conseil de prud’hommes.

Attention : aucune décision ne doit être communiquée au salarié durant l’entretien. En effet, celle-ci peut lui être notifiée seulement après un délai de réflexion d’au moins 2 jours ouvrables suivant l’entretien. Ce délai étant porté à 7 jours ouvrables minimum (15 jours pour les salariés cadres) en cas de licenciement pour motif économique.

Un suivi médical « normal »…

Les salariés qui ne sont pas affectés à un emploi à risque ne sont plus soumis à une visite médicale d’embauche. En effet, celle-ci est remplacée par une simple visite d’information et de prévention réalisée par un professionnel de santé (médecin du travail, médecin collaborateur, interne en médecine du travail ou infirmier). Cette visite devant avoir lieu dans les 3 mois qui suivent la prise de poste effective du salarié.

Exceptions : la visite doit se dérouler dans les 2 mois qui suivent l’embauche pour les apprentis et préalablement à l’affectation sur le poste de travail pour les salariés âgés de moins de 18 ans et les travailleurs handicapés.

Comme auparavant, les salariés doivent, par la suite, être convoqués à des visites périodiques. Toutefois, leur fréquence n’est plus fixée obligatoirement à 2 ans, mais est déterminée par le médecin du travail en fonction des conditions de travail des salariés, de leur âge, de leur état de santé et des risques auxquels ils sont exposés. Étant précisé qu’une visite doit être réalisée au moins tous les 5 ans ou, pour les travailleurs de nuit et les salariés handicapés notamment, tous les 3 ans.

À l’issue de chaque visite d’information et de prévention, initiale ou périodique, le professionnel de santé doit remettre une attestation de suivi à l’employeur. Un document qui atteste qu’il a bien rempli ses obligations en matière de surveillance médicale des salariés.

… ou une surveillance « renforcée »…

Les salariés qui occupent un emploi à risque doivent obligatoirement être soumis à un examen médical d’aptitude avant leur prise de fonction. Énumérés par le Code du travail, ces emplois sont ceux qui exposent les salariés à l’amiante, au plomb, aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, à certains agents biologiques, aux rayonnements ionisants, au risque hyperbare et au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d’échafaudages.

À noter : bénéficient également d’un suivi médical renforcé les salariés affectés à un poste qui nécessite un examen d’aptitude spécifique. C’est le cas, entre autres, des salariés qui détiennent une autorisation de conduite de certains équipements de travail ou qui sont amenés à effectuer des opérations sur les installations électriques ou dans leur voisinage.

L’examen médical d’aptitude est ensuite renouvelé selon une périodicité fixée par le médecin du travail et qui ne peut excéder 4 ans. Par ailleurs, dans cet intervalle, les salariés doivent bénéficier, au plus tard 2 ans après la visite avec le médecin du travail, d’une visite intermédiaire réalisée par un professionnel de santé.

Précision : chaque examen médical doit donner lieu à la remise d’un avis d’aptitude ou d’inaptitude à l’employeur.

… avec une exception à la règle

L’employeur est dispensé d’organiser une visite d’information et de prévention ou un examen médical d’aptitude si le salarié en a déjà bénéficié au cours des 5 dernières années (ou des 2 dernières années pour les travailleurs affectés à un poste à risque). Une exception admise si plusieurs conditions sont réunies :– le salarié est appelé à occuper un poste identique présentant des risques d’exposition équivalents ;– le professionnel de santé est en possession de son dernier avis d’aptitude ou attestation de suivi ;– il n’y a pas eu de mesure individuelle d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste ni de mesure d’aménagement du temps de travail ni d’avis d’inaptitude rendu au cours des 5 dernières années (ou des 2 dernières années).

Attention : l’ensemble de ces mesures s’appliquent à compter de la première visite ou du premier examen effectué par le salarié à compter du 1er janvier 2017. Autrement dit, les salariés déjà présents dans l’entreprise à cette date continuent d’être soumis aux anciennes règles jusqu’à leur prochaine visite médicale périodique qui a lieu tous les 2 ans.

La reconnaissance de l’inaptitude

Si l’inaptitude d’un salarié ne pouvait précédemment être constatée, en principe, qu’à la suite de deux examens médicaux réalisés par le médecin du travail, un seul examen est à présent nécessaire. Sachant que le salarié peut être soumis à un second examen lorsque le médecin du travail l’estime nécessaire pour motiver sa décision. Dans cette hypothèse, il a lieu dans les 15 jours qui suivent la première visite.

Par ailleurs, le médecin du travail doit obligatoirement, avant de prendre sa décision, échanger avec le salarié mais également avec l’employeur. Des échanges qui permettent à ces derniers de faire valoir leurs observations quant aux avis et propositions émises (aménagement, adaptation ou mutation de poste notamment) par le médecin du travail.

En pratique : les échanges entre le médecin du travail et l’employeur peuvent s’effectuer par tout moyen, à savoir en face à face, par courrier ou encore par téléphone.

Le médecin du travail déclare le salarié inapte lorsqu’il constate qu’aucune mesure d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail occupé n’est possible et que l’état de santé du travailleur justifie un changement de poste. Cet avis d’inaptitude devant maintenant être motivé par des conclusions écrites assorties d’indications relatives au reclassement du salarié.

Précision : ces nouvelles règles s’appliquent aux examens médicaux pratiqués depuis le 1er janvier 2017.

Enfin, l’employeur qui souhaite contester l’avis d’inaptitude rendu par le médecin du travail doit saisir, dans un délai de 15 jours, le conseil de prud’hommes, en vue de la désignation d’un médecin-expert, et non plus, comme auparavant, l’inspecteur du travail.

À noter : le délai de contestation reste fixé à 2 mois lorsque l’employeur souhaite saisir le conseil de prud’hommes à compter du 1er janvier 2017 pour une décision émise antérieurement à cette date par le médecin du travail.

Le reclassement du salarié inapte

Depuis le 1er janvier 2017, les règles relatives au reclassement d’un salarié reconnu inapte sont les mêmes que l’inaptitude soit d’origine professionnelle ou non professionnelle. L’employeur doit ainsi, notamment, consulter les délégués du personnel avant de proposer un poste de reclassement au salarié et informer ce dernier par écrit en cas d’absence d’emploi de reclassement disponible.

Par ailleurs, l’employeur est déchargé de son obligation de reclassement dès lors que le médecin du travail mentionne expressément dans l’avis d’inaptitude que « tout maintien du salarié dans l’emploi serait gravement préjudiciable à sa santé » ou que « l’état de santé du salarié fait obstacle à tout reclassement dans l’emploi ». Dans cette hypothèse, il peut alors engager un licenciement pour inaptitude. Il en est de même lorsqu’aucun emploi de reclassement n’est disponible ou que le salarié a refusé les offres de reclassement qui lui ont été proposées.

Article 102, loi n° 2016-1088 du 8 août 2016, JO du 9


Décret n° 2016-1908 du 27 décembre 2016, JO du 29