La vente de biens ou de marchandises commence généralement par la rédaction d’un bon de commande. Un document qu’il est d’ailleurs prudent d’établir et de faire signer au cat pour éviter une contestation ultérieure sur l’existence et l’objet de la commande.

À cet égard, le bon de commande doit mentionner la nature et la quantité de biens vendus, le prix et la TVA applicable. Il peut aussi indiquer la date de livraison. Les conditions générales de vente peuvent également être inscrites au recto du bon de commande.

Une fois ce bon de commande signé, acheteur et vendeur sont, en principe, engagés, le premier à retirer la marchandise et à payer le prix, le second à la livrer dans les conditions prévues.

Toute entreprise qui vend un bien ou une prestation de services à un autre professionnel est tenue de lui délivrer une facture comportant un certain nombre de mentions obligatoires. Et attention, le défaut de facturation ou l’omission d’une de ces mentions est susceptible d’être sanctionné par une amende de 75 000 € !

– Le nom, l’adresse, le numéro SIREN du vendeur ainsi que son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA. S’il s’agit d’une société, sa forme juridique et le montant du capital.

– Le nom et l’adresse du cat ainsi que son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA en cas d’opération dans un autre pays européen.

– La date de la facture.

– Le numéro de la facture.

– La désignation et la quantité des produits (ou des services) vendus. La quantité devant être exprimée en unités de produit (ou service), en poids, volume ou taux horaire selon les usages de l’entreprise ou de la profession.

– Le prix unitaire hors taxes de chaque produit (ou prestation), le taux de TVA applicable à chacun, le montant total hors taxes de chaque produit, le montant total de la TVA par taux applicable et le prix total hors taxes, le montant de la TVA et le prix TTC.

– Toute réduction de prix acquise à la date de la vente (ou de la prestation de services) et directement liée à cette opération.

– La date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement après cette date.

– Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

Les conditions générales de vente (CGV) déterminent les règles régissant les relations entre le vendeur et l’acheteur. Elles peuvent être différenciées selon les diverses catégories d’acheteurs.

Les mentions obligatoires

Les conditions générales de vente doivent obligatoirement mentionner les conditions de vente proprement dites (délais et modalités de livraison, acceptation ou refus de l’annulation des commandes, retour de la marchandise…), le barème des prix unitaires des produits, les réductions de prix consenties aux cats et les modalités de règlement.

S’agissant des conditions de règlement, les délais de paiement que le vendeur accorde à ses cats doivent être indiqués. Des délais qui ne doivent pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (sauf délais spécifiques fixés par la loi dans certains secteurs tels que le transport routier de marchandises ou les denrées alimentaires périssables).

Sachant que lorsque le délai de paiement n’est pas prévu dans les conditions générales de vente, le prix doit être payé dans les 30 jours suivant la date de réception de la marchandise ou d’exécution de la prestation demandée.

Les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités infligées aux cats en cas de retard de paiement doivent également être précisés. Ce taux ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal (soit 2,13 % pour 2012). Si le vendeur n’a rien prévu, le taux qu’il pourra appliquer sera celui de la Banque centrale européenne, majoré de 10 points (soit 11 % actuellement).

Attention : en l’absence de mention des pénalités de retard dans ses conditions générales de vente, l’entreprise est passible d’une amende de 15 000 € (75 000 € s’il s’agit d’une société) !

Enfin, le montant des escomptes éventuellement proposés aux cats en cas de paiement avant l’échéance prévue doit clairement apparaître dans les CGV.

La communication des CGV

Les conditions générales de vente doivent être communiquées à tout acheteur de produits ou de prestations de services qui en fait la demande pour son activité professionnelle. Leur communication s’effectue par tous moyens conformes aux usages de la profession. En pratique, les CGV sont habituellement reproduites sur les documents commerciaux de l’entreprise (devis, bons de commande, factures…). Elles peuvent aussi figurer sur ses documents pré-contractuels (documents publicitaires…) et annexes (écriteaux, affiches apposées sur les lieux de vente…). Elles peuvent également être transmises par voie informatique.

Sachant qu’en cas de litige avec un cat, le vendeur doit être en mesure de prouver que ses conditions générales de vente ont bien été acceptées par celui-ci. Pour ce faire, il convient qu’il recueille son accord, par exemple en lui faisant signer une clause insérée dans un bon de commande au recto duquel figurent les CGV et selon laquelle il déclare en avoir pris connaissance et les avoir acceptées sans réserve.

Pensez à vous protéger !

Rien ne vous interdit de prévoir dans vos CGV des clauses vous assurant un ensemble de garanties ou d’avantages dans vos relations commerciales avec vos cats. Vous pouvez ainsi vous décharger de votre responsabilité en cas de livraison tardive, ou vous réserver le droit de reprendre le bien vendu en cas de non-paiement du prix (clause de réserve de propriété).

Avant de créer votre site Internet, il vous faut réserver un nom de domaine à partir duquel les internautes pourront retrouver votre site et surtout s’y connecter. Cette appellation, également baptisée « adresse internet », doit être facile à mémoriser, traduire au mieux le contenu de votre site et être choisie en tenant compte de l’environnement juridique des noms de domaine.

Premier arrivé, premier servi

L’attribution d’un nom de domaine s’effectue suivant le principe du « premier arrivé, premier servi ». Une règle extrêmement simple qui ne concerne toutefois que l’enregistrement et qui ne doit pas vous laisser penser qu’elle vous garantit d’utiliser votre nom de domaine en toute liberté. En effet, même s’il est officiellement enregistré, vous pourriez être contraint de l’abandonner s’il venait à entrer en concurrence avec une marque, un nom commercial ou un autre titre de propriété intellectuelle en le reproduisant servilement ou en s’en approchant suffisamment pour créer la confusion dans l’esprit d’un consommateur.

Il convient également d’être attentif aux appellations réservées qu’utilisent les services publics (nom d’un ministère, d’une ville…) ou encore les professions réglementées (médecins, notaires, experts-comptables…).

Allez au plus simple

Bien entendu, s’ils sont libres, vous avez tout intérêt à déposer comme noms de domaine votre nom commercial et vos marques. Ce qui évitera que d’autres le fassent à votre place et vous permettra également de baptiser non seulement le site en préparation mais aussi ceux qui, plus tard, pourraient voir le jour. N’oubliez pas que, pour vos cats, votre nom commercial est le nom de domaine le plus évident pour vous trouver sur Internet.

Quelle extension choisir ?

Il existe deux grandes familles d’extensions. Les premières, appelées génériques (.com, .net, .org, .pro…), ont vocation à renseigner l’internaute sur le type d’activité. Les autres, les extensions géographiques, sont liées à un pays ou à un continent (.fr, .asia, .jp…). Le coût et les conditions de réservation diffèrent d’une extension à l’autre.

Mentions communes à tous les sites

En tant que professionnel, vous devez faire figurer sur votre site Internet certaines mentions légales obligatoires pour permettre aux internautes de vous identifier clairement. Si vous êtes entrepreneur individuel, votre site doit ainsi impérativement indiquer vos nom et prénoms, votre domicile et votre numéro de téléphone, ainsi que votre numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM).

Si vous exercez votre activité sous forme de société, ce sont sa dénomination ou sa raison sociale, sa forme juridique, son siège social, le montant de son capital social, son numéro RCS ou RM et un numéro de téléphone qui doivent être précisés.

Dans tous les cas, vous devez également indiquer le nom du responsable de la publication et, le cas échéant, celui du responsable de la rédaction, ainsi que le nom, la dénomination sociale ou la raison sociale et les coordonnées de l’hébergeur de votre site Internet.

En pratique, ces mentions sont généralement réunies dans un onglet intitulé « Qui sommes-nous ? », « Mentions légales » ou « Informations légales ». Et attention, ne pas les faire figurer sur votre site vous exposerait, en tant que personne physique, à une peine pouvant aller jusqu’à un an de prison et à 75 000 € d’amende et, pour une société, à l’interdiction d’exercer son activité professionnelle pendant 5 ans au minimum et à 375 000 € d’amende.

Mentions propres aux cybermarchands

Si vous envisagez de vendre vos produits en ligne, vous devrez également indiquer l’adresse de votre établissement ainsi que de votre courriel. Par ailleurs, si vous êtes assujetti à la TVA, vous devrez mentionner votre numéro individuel d’identification. Et si votre activité est soumise à un régime d’autorisation, le nom et l’adresse de l’autorité vous l’ayant délivrée. Enfin, en tant que membre d’une profession réglementée, vous serez tenu notamment de préciser les règles professionnelles qui vous sont applicables et votre titre professionnel.

À ces éléments d’identification s’ajoutent des informations relatives aux modalités de la vente à distance. Vous devrez ainsi informer le consommateur des modalités de paiement, de son droit de rétractation (7 jours à compter de la date de livraison) et des frais et conditions de livraison.

Collecter des données personnelles

Dès lors que des données personnelles (noms, prénoms, etc.) sont collectées ou mises en ligne sur votre site, il vous faut respecter la fameuse réglementation « informatique et libertés ». Vous devrez notamment veiller à recueillir ces données avec l’accord des personnes et les informer qu’elles disposent d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ces données. Des démarches préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) seront peut-être nécessaires. Avant d’agir, contactez cette dernière.

Pour mettre en valeur votre site et ainsi faire en sorte qu’il soit apprécié par vos cats, vos prospects et plus largement les internautes, vous devez veiller à ce qu’il offre un contenu riche, pertinent et régulièrement renouvelé. Un travail de création et d’animation qu’il vous faudra réaliser dans le respect de certaines législations.

Gare au droit d’auteur…

Internet regorge d’informations, le plus souvent protégées par le droit d’auteur et que des milliers de sites pubat à chaque instant. Aussi, la tentation peut être forte de récupérer un article, une image ou une vidéo pour l’intégrer à son propre site. Une opération qui ne pourra se faire en toute légalité qu’avec l’accord écrit de l’auteur ou de ses ayants droit.

Un accord qui devra être obtenu avant toute mise en ligne et préciser les conditions d’utilisation des œuvres (type d’usage, support, durée, prix…).

… au droit à l’image

Chacun a droit au respect de sa vie privée, énonce le Code civil. Un principe qui, par extension, permet à toute personne de s’opposer, en principe, à la reproduction de ses traits et de sa voix. Une règle dont l’interprétation est régulièrement discutée par les tribunaux et qui doit vous conduire à utiliser avec précaution des photos ou des vidéos dans lesquelles des personnes sont reconnaissables. Ainsi, si vous souhaitez, par exemple, mettre en ligne les photos de vos collaborateurs, de partenaires ou pourquoi pas de cats sans que cela vous expose à une demande de retrait, il vous est conseillé d’obtenir préalablement leur accord écrit.

… et à votre responsabilité éditoriale !

Vous êtes responsable, comme tout éditeur, des informations diffusées sur votre site. Cette responsabilité porte non seulement sur les données dont vous êtes l’auteur, mais également sur celles qui seront mises en ligne par vos collaborateurs ou par des internautes. Vous devez donc veiller à ne pas publier, ou à retirer « promptement » (le jour même où l’on vous le signale), des données qui pourraient notamment violer la vie privée d’une personne, être diffamantes, injurieuses ou encore porter atteinte à la propriété d’autrui (marques, droit d’auteur…).

Quels fichiers déclarer ?

Les entreprises qui détiennent et gèrent des fichiers dans lesquels figurent des informations personnelles sont tenues, en principe, de les déclarer à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).

Précision : pour la loi, les informations « à caractère personnel » sont celles « qui sont relatives à une personne identifiée ou pouvant être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres » (nom, prénoms, date de naissance, photo, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’immatriculation, etc.). Une définition large qui a donc vocation à s’appliquer à un grand nombre de données…

Étant précisé que l’obligation de déclaration ne concerne que les fichiers permettant d’identifier des personnes physiques. Les fichiers contenant exclusivement des données relatives à des personnes morales (sociétés, associations…) n’ont pas à être déclarés à la Cnil.

Déclaration ou autorisation

Selon le contenu des fichiers et la finalité des traitements dont ils font l’objet, la déclaration à produire peut relever de plusieurs procédures.

– La procédure simplifiée concerne les fichiers qui ne portent pas atteinte à la vie privée et aux libertés individuelles. La Cnil a ainsi établi et publié des normes qui précisent les finalités des traitements pouvant faire l’objet d’une déclaration simplifiée, les données à caractère personnel traitées, la catégorie de personnes concernées, les destinataires auxquels ces données sont communiquées et la durée de conservation de celles-ci.

Les dirigeants d’entreprise peuvent être rassurés : pour les cas les plus courants, ils n’ont à remplir qu’une déclaration simplifiée. Tel est, en effet, le cas des traitements des fichiers cats et prospects de l’entreprise, des fichiers de gestion des horaires des salariés, de la restauration d’entreprise, ou encore des fichiers courants des ressources humaines (gestion des carrières, formation professionnelle des salariés…).

– Pour les traitements qui ne sont pas expressément visés par une norme simplifiée, une déclaration ordinaire s’impose, dans laquelle un certain nombre d’informations complémentaires doivent être données. Il en est ainsi, par exemple, d’un traitement de recrutement des salariés (base de données de CV ou de candidats) ou d’un traitement permettant un contrôle de l’activité professionnelle des salariés.

Attention : simplifiée ou ordinaire, la déclaration doit être souscrite avant la mise en œuvre du traitement. Un retard dans l’accomplissement des formalités est susceptible d’être sanctionné au même titre qu’un défaut de déclaration.

– Les traitements les plus sensibles – ceux qui intègrent des données telles que l’origine raciale, les opinions politiques ou religieuses, l’appartenance à un syndicat, la santé, la vie sexuelle, des données génétiques ou biométriques, faisant état de condamnations en justice, etc. – requièrent, quant à eux, une autorisation préalable de la Cnil. C’est le cas par exemple lorsqu’une entreprise décide de ficher ses cats mauvais payeurs dans une « liste noire » ou lorsqu’elle entend créer un fichier permettant le fonctionnement d’un dispositif d’accès aux locaux par reconnaissance de l’empreinte digitale des salariés.

Dispense de déclaration

Certains traitements de données très courants, qui ne soulèvent aucune difficulté particulière, sont totalement dispensés de déclaration. Les traitements informatisés de la comptabilité de l’entreprise, de la paie du personnel (rémunérations, tenue des registres obligatoires, déclarations sociales) et de la gestion des fournisseurs peuvent ainsi être mis en œuvre sans aucune formalité à accomplir auprès de la Cnil.

Attention là encore, la dispense de déclaration est subordonnée au respect des conditions posées par la Cnil. Ainsi, par exemple, les fichiers paie sont dispensés de déclaration sous réserve que les traitements de ces données aient pour seules finalités celles indiquées par la Cnil (calcul et paiement des rémunérations…), que les données collectées soient uniquement celles énumérées par la Cnil (identité, situation familiale et matrimoniale, nombre d’enfants à charge…) et que leurs destinataires soient seulement ceux définis pas la Cnil (service chargé de l’administration et de la paie du personnel, organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales…).

Comment déclarer ?

Les entreprises peuvent déclarer leurs fichiers à la Cnil par courrier ou, plus simplement, par Internet sur le site www.cnil.fr. Plusieurs types de formulaires peuvent ainsi être remplis selon qu’il s’agit d’une déclaration normale ou simplifiée. Et quelques jours après la déclaration, l’entreprise reçoit un récépissé qui lui permet alors de mettre en œuvre le traitement projeté en toute légalité.

Les demandes d’autorisation nécessitent, quant à elles, un examen plus approfondi par la Cnil. Pouvant également être transmises en ligne, elles doivent faire l’objet d’un dossier complet comprenant un certain nombre d’informations très précises. La réponse de la Cnil intervenant, cette fois, dans un délai de deux mois environ.

À noter que toutes ces formalités sont gratuites.

Notre conseil : remplir correctement une déclaration, et a fortiori une demande d’autorisation, n’est pas simple. Aussi, est-il vivement conseillé de prendre contact avec la Cnil, qui vous informera de la nature et de l’étendue des éventuelles obligations à remplir à son égard et qui vous guidera dans l’accomplissement des formalités. Bien entendu, nous sommes à votre disposition pour vous assister dans vos démarches auprès de la Cnil.

Les personnes qui sont concernées par un fichier disposent de droits. Du droit de demander à prendre connaissance des informations les concernant contenues dans le fichier considéré (on parle de « droit d’accès »), du droit de faire procéder à la correction de ces informations (« droit de rectification »), et enfin, du droit de s’opposer, à condition toutefois de faire valoir une raison légitime, à ce que les données personnelles les concernant fassent l’objet d’un traitement et soient, par exemple, utilisées à des fins de prospection commerciale (« droit d’opposition »). Ces droits pouvant être exercés à tout moment.

L’entreprise qui détient des fichiers de données à caractère personnel et procède à des traitements est donc tenue, dès leur collecte, d’informer les personnes concernées qu’elles disposent de ces droits. En pratique, une mention en ce sens doit être inscrite dans ses divers formulaires de collecte de données (bons de commande, formulaire de contact…) et sur son site Internet.

Bon à savoir : pour simplifier la tâche des entreprises, la Cnil propose sur son site Internet des modèles de mention, la formule générale étant la suivante :
« Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à … (veuillez préciser la finalité). Les destinataires des données sont : …………… (précisez). Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à ……………………………… (veuillez préciser le service et l’adresse). Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant. »

L’entreprise est aussi garante de la confidentialité et de la sécurité des données à caractère personnel contenues dans ses fichiers. Aussi doit-elle impérativement s’assurer que ces informations ne soient pas divulguées à des personnes qui ne sont pas habilitées à les consulter. Un certain nombre de mesures doivent donc être prises à cette fin. L’entreprise doit notamment sécuriser l’accès aux locaux dans lesquels peuvent se trouver des fichiers de données sensibles et mettre ces derniers sous clé. Elle doit également veiller à ce que l’accès et l’utilisation de ces fichiers ne soient possibles qu’aux personnes habilitées et dotées de mots de passe qu’il sera prudent de changer régulièrement.

À noter : le transfert de ces fichiers sensibles vers un pays extérieur à l’Union européenne est en principe interdit.

Il convient aussi impérativement de respecter la finalité des traitements ainsi déclarés ou autorisés. En effet, un fichier doit avoir un objectif précis et les informations qu’il contient doivent être cohérentes et utilisées par rapport à cet objectif. Quant à la durée de conservation des données, elle ne doit pas excéder le temps de réalisation de cet objectif.

Les entreprises qui procèdent ou font procéder, y compris par négligence, à des traitements de données à caractère personnel sans avoir respecté les formalités obligatoires préalables à leur mise en œuvre encourent deux types de sanctions :

– des sanctions administratives, telles qu’un avertissement, une amende ou encore une injonction de cesser le traitement litigieux, prononcées par la Cnil après une procédure contradictoire au cours de laquelle l’entreprise aura eu la faculté d’apporter des explications et été invitée à se mettre en conformité avec la loi ;

– des sanctions pénales, qui peuvent aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende, infligées par les tribunaux (mais rarement prononcées en pratique). Ces sanctions pénales sont également encourues en cas de violation de l’obligation de garantir la sécurité et la confidentialité des données ou de non-respect de la durée de conservation des informations ou de la finalité d’un traitement.

Une entreprise a tout intérêt à désigner en interne un « correspondant à la protection des données à caractère personnel », plus communément appelé « correspondant informatique et libertés » (Cil). En effet, ce Cil est chargé de veiller au bon respect dans l’entreprise des obligations imposées par la loi informatique et libertés. Et l’existence d’un Cil dispense l’entreprise des formalités de déclarations préalables obligatoires.

Cette fonction peut être assurée par n’importe quel salarié de l’entreprise dès lors qu’il possède un minimum de compétences juridiques et techniques. Pour des raisons d’indépendance et d’objectivité, il ne peut s’agir ni d’un dirigeant ni d’un associé de la société.

La nomination d’un Cil doit être portée à la connaissance des représentants du personnel et être notifiée à la Cnil.

Le capital social et les réserves

Le capital social est spécifique aux sociétés. Il correspond à la somme que les associés ont décidé de lui consacrer de façon définitive. Il s’agit donc de fonds qui sont destinés à rester de manière durable dans l’entreprise, et non à être remboursés à ceux qui les ont apportés. Ces derniers ne pourront récupérer leur mise qu’au jour de la liquidation de la société, si un boni peut être dégagé, ou par le biais d’une vente des titres, parts sociales ou actions qu’ils ont reçus en échange de leurs apports, voire plus exceptionnellement par le biais d’une réduction de capital.

Ce capital social peut éventuellement être complété par les réserves accumulées au fur et à mesure de la vie de l’entreprise. Il s’agit de la part des résultats que les associés décident de laisser au sein de la structure, contrairement aux dividendes qui représentent la part de résultat qui leur est distribuée. Une politique de consolidation des capitaux propres prudente et que l’on doit conseiller en période de crise puisqu’elle apporte un matelas financier à l’entreprise.

Dans une entreprise individuelle, il n’y a pas de capital social, mais un compte de l’exploitant : les apports de fonds et, par la suite, les retraits effectués par l’exploitant apparaissent dans ce compte qui peut, à la différence du capital social, fluctuer dans les deux sens, positif ou négatif.

Le niveau de ce compte permet de mesurer les efforts accomplis par le chef d’entreprise pour asseoir la structure financière de l’entreprise.

Les comptes courants d’associés

Les comptes courants d’associés représentent les sommes mises à la disposition de la société par ses associés de façon temporaire. Ils sont donc destinés à être retirés à plus ou moins long terme. C’est pourquoi on parle de quasi-fonds propres et qu’ils figurent au rang des dettes de l’entreprise, au passif du bilan.

Il faut d’ailleurs noter que dans une entreprise individuelle, il n’y a pas de compte courant, le compte de l’exploitant étant destiné à recevoir les fonds apportés temporairement par le chef d’entreprise.

Point important : les comptes courants d’associés peuvent faire l’objet d’un engagement de blocage sur un certain temps et pour un certain montant. On parle alors de comptes courants bloqués. En période économique tendue, il peut être intéressant de prévoir ce blocage, ou au moins les conditions dans lesquelles les associés pourront exiger le remboursement de leur prêt. Cela évitera que des demandes de remboursement mettent la société en péril.

Les apports de sociétés de capital-risque

Les sociétés de capital-risque peuvent apporter de l’argent frais à la société dans le but de revendre à plus ou moins long terme leur participation et de réaliser à cette occasion une plus-value. Il s’agit en général de filiales spécialisées d’organismes financiers, ou de sociétés créées par des chefs d’entreprise qui rassemblent des fonds pour investir dans de nouvelles structures et les aider à se développer : on parle alors de business angels, acteurs qui sont davantage animés par une volonté d’aider de jeunes entreprises à démarrer que de réaliser une plus-value. En période de crise, le concours de ces business angels est précieux et facilité par la possibilité pour ces « anges » de déduire fiscalement les sommes souscrites.

L’emprunt bancaire

Le classique emprunt bancaire consiste, vous le savez, en la mise à disposition d’une somme, par un organisme financier, à l’entreprise qui s’engage à la rembourser selon un échéancier préalablement défini.

En contrepartie de son financement, l’organisme prêteur perçoit des intérêts rémunérant l’apport de fonds et les risques qu’il prend. Du point de vue comptable, les emprunts figurent au passif du bilan de l’entreprise.

Le crédit-bail

Le crédit-bail, appelé également location avec option d’achat (LOA), est sensiblement différent de l’emprunt, bien qu’il serve en principe à financer le même type de biens. En effet, lorsqu’elle finance un investissement par le biais d’un emprunt, l’entreprise en est propriétaire dès le premier jour. En contrepartie, elle devient débitrice de la banque. Dans le cadre d’un crédit-bail, pendant toute la durée du contrat, l’entreprise n’est pas propriétaire du bien. Il s’agit d’une simple location assortie d’une promesse de vente à l’issue de la période de location. L’organisme financier possède donc le bien, le loue à l’entreprise et s’engage à le lui vendre après une certaine période selon des conditions prédéfinies. La valeur résiduelle, correspondant au prix d’achat final, représentant en général une somme dérisoire. Inconvénient pour le preneur du crédit-bail : il n’est pas propriétaire de son matériel. Mais cette technique offre certains avantages par rapport à un financement classique :

– elle procure une meilleure garantie à la banque, celle-ci n’étant pas totalement dessaisie du bien ;

– elle ne pénalise pas le bilan de l’entreprise puisqu’elle ne figure pas au rang des dettes.

En revanche, en termes financiers, les coûts du crédit-bail et de l’emprunt sont souvent identiques ou très proches.

Le crédit fournisseurs

Le crédit fournisseurs constitue une facilité de trésorerie. En effet, il consiste en l’octroi par les fournisseurs de délais de règlement. Des délais bienvenus en période difficile et qu’il est important de négocier. Et n’oubliez pas de mobiliser vos créances cats en cas de besoin de trésorerie.

Le découvert autorisé

Par un découvert, également appelé facilité de caisse, la banque autorise l’entreprise à prélever, pendant une durée déterminée et dans une certaine limite, un montant qu’elle met à sa disposition. Le solde du compte bancaire est alors négatif pendant toute la durée d’utilisation des fonds par l’entreprise. Ce type de financement, qui n’est pas adossé à un bien et devient donc difficile à garantir, est souvent remis en cause lorsque la conjoncture se tend.

Vous avez donc intérêt à négocier avec la banque le sort de cette facilité de caisse si le temps venait à se couvrir.

Notre conseil : il est important, si ce n’est pas déjà fait, de faire dès aujourd’hui un point précis sur le financement de l’activité et des besoins de votre entreprise. Le Cabinet est à votre disposition pour vous y aider, et éventuellement pour aller plus loin en établissant un prévisionnel financier pour 2012 et en vous assistant dans vos négociations avec vos partenaires financiers.

On classe généralement les risques auxquels une entreprise peut être exposée en fonction des trois grandes catégories d’assurances qui les couvrent.

L’assurance des biens de l’entreprise

La première catégorie d’assurances, l’assurance de choses, garantit les biens de l’entreprise (ses locaux, son mobilier, ses véhicules, ses outils de production, ses stocks, son système informatique…) en cas de perte ou de détérioration.

L’entrepreneur souscrit généralement un contrat multirisques couvrant une grande part des risques encourus par ses biens : incendie, inondation, explosion, tempête, vandalisme, vol… Un contrat multirisques qu’il peut moduler en souscrivant des extensions de garantie adaptées à ses besoins telles qu’une assurance contre les bris de machines, une garantie supports informatiques (archives et fichiers informatiques détruits), ou encore une garantie marchandises et matériels transportés.

Les véhicules de l’entreprise faisant, quant à eux, l’objet d’un contrat d’assurance spécifique.

L’assurance de responsabilité

La deuxième catégorie d’assurances, l’assurance de responsabilité civile, couvre les dommages, directs ou indirects, causés par l’entreprise aux tiers (cats, partenaires, visiteurs, environnement…) dans le cadre de son activité.

Ici, les risques sont particulièrement variés (dommages corporels, matériels, voire immatériels tels que les pertes d’exploitation), et peuvent provenir de sources différentes : dommages causés par l’entrepreneur lui-même, ses salariés, ses sous-traitants, ses produits, son matériel, ses installations, ses prestations… Et ils peuvent se produire dans les locaux de l’entreprise ou en dehors (par exemple sur un chantier) et porter sur un bien que l’entreprise a sous sa garde (un bien confié ou loué).

Généralement, le contrat multirisques souscrit par l’entrepreneur contient un volet responsabilité qui englobe en principe la responsabilité civile de l’entreprise et notamment sa responsabilité civile professionnelle. Et là encore, selon son activité, il peut souscrire des garanties optionnelles adaptées à ses besoins, voire des contrats spécifiques (notamment pour les professions auxquelles la loi impose de souscrire une responsabilité civile professionnelle).

L’assurance de personnes

Enfin, l’assurance de personnes offre des garanties spécifiques au chef d’entreprise, à son conjoint et à ses salariés. Il s’agit principalement ici pour l’entrepreneur d’organiser sa protection sociale et, éventuellement, celle de son conjoint. L’entrepreneur peut également souhaiter ou être amené, le cas échéant, à compléter les prestations servies à ses salariés par les organismes de Sécurité sociale en matière de santé, de prévoyance (invalidité, décès…) et de retraite. Pour ce faire, l’entreprise peut souscrire des contrats d’assurances collectives.

Outre les assurances sociales, d’autres garanties liées aux individus entrent dans la catégorie des assurances de personnes. Ainsi, l’entreprise peut avoir intérêt à souscrire une assurance, dite « homme-clé », qui couvre les conséquences (comme la baisse du chiffre d’affaires) de la disparition brutale d’un dirigeant ou d’un salarié particulièrement essentiel pour l’entreprise. Elle peut également décider, par exemple, d’assurer les collaborateurs qui voyagent beaucoup en France ou à l’étranger, pour couvrir notamment les frais médicaux, les frais d’assistance, de rapatriement, de modification ou d’annulation des titres de transport, le vol des biens des collaborateurs, etc.

Les assurances obligatoires

Un certain nombre d’assurances sont rendues obligatoires par la loi ou les textes réglementaires. Ainsi, pour tout véhicule terrestre à moteur que vous utilisez (automobile, engin de chantier, chariot de manutention…), vous êtes tenu de souscrire une assurance de responsabilité civile destinée à indemniser les dommages corporels et matériels susceptibles d’être causés aux autres.

Sachant que la garantie des dommages subis par les véhicules de l’entreprise en cas d’accident, est, quant à elle, facultative (mais souvent indispensable en pratique).

À noter : vous pouvez également être tenu de souscrire une assurance imposée par l’un de vos partenaires. Ainsi, les propriétaires de locaux professionnels obligent systématiquement leurs locataires à souscrire une assurance, par le biais d’une clause insérée dans le contrat de bail.

Parmi les autres assurances obligatoires, la souscription d’une assurance responsabilité civile professionnelle s’impose à certaines entreprises en raison de leur activité, telles que les entreprises du bâtiment et les professions médicales. Pour savoir si vous devez souscrire une telle garantie, rapprochez-vous de votre ordre professionnel, de votre syndicat, des chambres consulaires ou de la Fédération française des sociétés d’assurances.

S’agissant des assurances sociales, le Régime social des indépendants (RSI) est un régime obligatoire de Sécurité sociale pour les travailleurs indépendants, ainsi que pour leurs conjoints collaborateurs lorsqu’ils participent de manière régulière à l’activité.

Par ailleurs, toute entreprise employant des salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale est tenue d’adhérer à une institution de retraite complémentaire membre de l’Agirc (pour ses salariés ingénieurs et cadres) et à une institution de retraite complémentaire membre de l’Arrco (pour tous ses salariés). En outre, elle peut être obligée, en vertu d’une convention ou d’un accord collectif interprofessionnel, de branche ou professionnel, d’assurer la protection sociale complémentaire de ses salariés. Ces garanties collectives couvrant la prévoyance (frais de santé, invalidité, décès…) et/ou la retraite (régime supplémentaire s’ajoutant au régime de base de la Sécurité sociale et aux régimes complémentaires obligatoires de retraite).

Les assurances indispensables ou recommandées

D’autres assurances, bien que non obligatoires, peuvent toutefois s’avérer indispensables. Tel est le cas, par exemple, de celles couvrant les dommages causés aux locaux ou aux véhicules de l’entreprise, en particulier lorsqu’elle dispose d’une flotte importante, ou d’une assurance couvrant les dommages causés à des biens qui constituent le cœur de l’activité de l’entreprise (marchandises transportées par une entreprise de transport par exemple).

Enfin, certaines assurances sont simplement recommandées. Ainsi, l’assurance-crédit protège l’entreprise, jusqu’à un certain montant, contre les risques d’impayés de ses cats. L’assurance pertes d’exploitation, quant à elle, a notamment pour but de compenser la chute du chiffre d’affaires de l’entreprise en cas d’arrêt ou de diminution de son activité suite à un sinistre (par exemple, la destruction des locaux par un incendie). Une telle assurance permet en effet de replacer l’entreprise, par le versement d’une indemnité, dans la situation qui aurait été la sienne si le sinistre n’avait pas eu lieu.

On pense également aux assurances permettant d’améliorer la couverture sociale du chef d’entreprise : assurance de retraite supplémentaire, assurance chômage, assurance accident ou maladie d’origine professionnelle.

Notre conseil : pour faire votre choix parmi les assurances à souscrire, vous devez procéder à une analyse fine de vos besoins en prenant en considération votre activité, les risques que vous pouvez prendre en charge en fonction de votre capacité financière et ceux qu’il est, au contraire, préférable de transférer à un assureur.

Avant de souscrire un contrat d’assurance, vérifiez :

– les risques couverts, les garanties en option, les exclusions de garantie ;

– l’adaptation des montants de garantie aux risques encourus ;

– le montant des franchises (sommes qui restent à votre charge en cas de sinistre).

Déclarez les changements affectant votre activité

Votre activité professionnelle évolue ? Vos contrats d’assurance ont peut-être besoin d’être mis à jour afin de couvrir parfaitement vos risques. Veillez donc à informer régulièrement et précisément votre assureur des changements qui interviennent au cours de la vie de votre entreprise. Le Code des assurances vous oblige d’ailleurs à prévenir votre assureur lorsque des circonstances nouvelles ont pour conséquence, soit d’aggraver les risques décrits lors de la souscription du ou des contrats d’assurance, soit d’en créer de nouveaux.