Désignation d’un assistant salarié

Qui peut être désigné ?

L’employeur peut désigner tout salarié exerçant des fonctions qui exigent une compétence ou une expérience en matière de santé et de sécurité au travail (responsable de la sécurité, de la production ou de la maintenance, par exemple). Cette désignation doit être effectuée après avis du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou, à défaut, des délégués du personnel.

Attention : le salarié désigné ne doit subir aucune discrimination en raison de son activité de prévention.
Pour faire quoi ?

Le salarié désigné peut assister l’employeur de plusieurs façons :

– en rédigeant des fiches pédagogiques, des consignes ou des avertissements ;

– en mettant en place des bonnes pratiques ;

– en proposant des améliorations de l’environnement de travail, en a avec le CHSCT.

Remarque : ce salarié doit disposer du temps nécessaire et des moyens requis pour exercer sa mission. Par ailleurs, il peut bénéficier, à sa demande, d’une formation en matière de santé au travail.

Désignation d’un intervenant extérieur

À défaut de salariés compétents dans l’entreprise pour s’occuper de la protection et de la prévention, l’employeur doit alors faire appel à des personnes ou à des services extérieurs, après avoir sollicité l’avis du CHSCT ou, en son absence, des délégués du personnel.

En pratique, ces personnes ou ces services extérieurs peuvent être :

– des intervenants en prévention des risques professionnels (IPRP) du service de santé interentreprises auquel adhère l’entreprise ;

– des services de prévention de la caisse de Sécurité sociale ;

– des organismes spécialisés comme l’organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics (OPPBTP) ou l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (Anact) ;

– des IPRP extérieurs ayant fait l’objet d’une procédure d’enregistrement auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte).

Concernant ces derniers, l’enregistrement est valable pour l’ensemble du territoire national et renouvelé tous les cinq ans.

Par ailleurs, l’intervention d’un intervenant enregistré est subordonnée à la conclusion d’une convention entre lui et l’employeur, ou entre lui et le président du service de santé au travail interentreprises dont relève cet employeur, fixant notamment les activités qui lui sont confiées ainsi que les modalités de leur exercice.

À noter : lorsqu’il fait appel aux services d’un intervenant extérieur, l’employeur doit informer son service de santé au travail de cette intervention, ainsi que des résultats des études menées dans ce cadre.

Décret n° 2012-135 du 30 janvier 2012, JO du 31

Déclaration préalable à l’embauche

En cas de recrutement d’un nouveau salarié, vous devez normalement effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). La DPAE doit ainsi être envoyée à l’Urssaf, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche et en principe au plus tard au moment de la mise au travail du salarié. Cet envoi se fait normalement par voie électronique.

Inscription sur le registre unique du personnel

Dès lors que votre entreprise emploie du personnel, vous devez établir un registre unique du personnel, sur lequel doit être inscrite, de façon indélébile, chaque nouvelle embauche. On y retrouve ainsi, dans l’ordre des embauches, le nom et les prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement, y compris les travailleurs à domicile et ceux mis à disposition par une entreprise de travail temporaire. Aucune forme particulière n’étant imposée pour la tenue de ce document (cahier, classeur…).

Affiliation à la caisse de retraite complémentaire

Tous les salariés relevant du régime général de Sécurité sociale doivent obligatoirement être affiliés à un régime de retraite complémentaire. Cette affiliation s’effectuant auprès d’un organisme de retraite complémentaire affilié à l’Arrco et, pour les cadres et assimilés, d’une caisse relevant de l’Agirc. Lors de chaque nouvelle embauche, vous êtes donc tenu d’affilier le salarié concerné à la (aux) caisse(s) de retraite complémentaire compétente(s).

Visite médicale d’embauche

Vous devez, sauf exceptions, organiser une visite médicale d’embauche pour tout nouveau salarié avant sa prise de fonctions ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai.

Cette visite médicale ayant pour but de s’assurer que le salarié est médicalement apte au poste pour lequel il a été recruté et qu’il n’est pas atteint d’une affection pouvant présenter un risque pour les autres travailleurs.

Formation à la sécurité

Vous êtes en principe également tenu d’organiser, lors de l’embauche, une formation à la sécurité au bénéfice du nouvel embauché, y compris s’il s’agit d’un travailleur intérimaire.

Cette formation doit être appropriée aux risques de l’entreprise et tenir compte de la qualification et de l’expérience du salarié concerné. Le programme étant établi en concertation avec le médecin du travail.

Formalités spécifiques

Des formalités particulières sont également prévues selon la nature du contrat ou la qualité du salarié. Ainsi, par exemple, le recrutement pendant les vacances scolaires d’un adolescent âgé de 14 à 16 ans nécessite d’adresser préalablement une demande écrite à l’inspection du travail.

Les différentes tarifications possibles

Le taux de la cotisation AT-MP d’une entreprise peut être calculé par le biais :

– soit d’une tarification collective (le taux est fixé annuellement au niveau national par risque, en fonction de l’activité de l’entreprise) ;

– soit d’une tarification individuelle (le taux varie en fonction du risque propre à l’entreprise) ;

– soit encore d’une tarification mixte (le taux est composé d’une fraction du taux collectif et d’une fraction du taux individuel).

Quelle tarification appliquer ?

Le choix du mode de tarification dépend normalement de l’importance de l’effectif de l’entreprise. Or, à partir du 1er janvier 2012, les seuils d’effectifs déterminant la tarification applicable changent. La tarification devient ainsi :

– collective pour les entreprises de moins de 20 salariés (au lieu de moins de 10 salariés auparavant) ;

– mixte pour les entreprises de 20 à 149 salariés (au lieu de 10 à 199 salariés) ;

– individuelle pour les entreprises de 150 salariés et plus (au lieu de 200 salariés et plus).

Précision : les entreprises situées en Alsace-Moselle bénéficient d’un régime dérogatoire. Elles vont en effet, à compter du 1er janvier 2012, appliquer la tarification collective en dessous de 50 salariés et la tarification mixte entre 50 et 149 salariés.

Mais attention : par exception, les établissements qui exercent une activité figurant sur une liste fixée par arrêté ministériel sont soumis à la tarification collective, quel que soit leur effectif ou celui de l’entreprise dont ils relèvent. De même, la tarification collective s’impose pour certaines catégories de salariés tels que les VRP non exclusifs.

L’option pour un taux unique

Jusqu’à présent, le taux de la cotisation due au titre des AT-MP était déterminé établissement par établissement. Afin de simplifier leur gestion, les entreprises soumises à une tarification mixte ou individuelle peuvent désormais demander à bénéficier d’un taux unique pour tous leurs établissements exerçant une même activité et appartenant à une même catégorie de risque. Cette demande doit être faite auprès de leur caisse d’assurance retraite et de santé au travail (Carsat) avant le 1er octobre pour une application au 1er janvier de l’année suivante (soit avant le 1er octobre 2012 pour une application au 1er janvier 2013).

Prudence toutefois ! L’option pour un taux unique est définitive et s’applique à tous les établissements relevant de la même catégorie de risque, y compris ceux nouvellement créés.

À noter : pour les entreprises disposant d’établissements situés en Alsace-Moselle, le taux unique est une obligation.

Le nouveau calcul du taux individuel

Le calcul du taux individuel de cotisation AT-MP a été modifié pour les sinistres survenus à compter de 2010. En effet, désormais, l’intensité du risque propre à l’établissement est déterminée sur la base de coûts moyens de sinistres comparables et non plus, comme auparavant, sur la base du coût réel des AT-MP (frais d’hospitalisation, indemnités journalières…) pour l’établissement. La période de calcul des cotisations AT-MP correspondant aux 3 dernières années connues, ces nouvelles règles vont en réalité prendre effet pour la première fois en 2012. Le taux individuel brut de cotisation pour 2012 va ainsi être calculé :

– sur la base des anciennes dispositions pour les sinistres survenus en 2008 et 2009 ;

– et selon les nouvelles dispositions pour les sinistres survenus en 2010.

Employeurs concernés

Le nouveau dispositif s’applique aux entreprises de moins de 1 000 salariés ainsi qu’à celles en redressement ou en liquidation judiciaire, quelle que soit leur taille, qui envisagent de procéder au licenciement d’un ou de plusieurs salariés pour motif économique.

Sachant que pour se voir proposer un CSP, les salariés doivent en principe totaliser au moins un an d’ancienneté et être physiquement aptes à l’exercice d’un emploi.

Procédure à suivre

Ces entreprises doivent proposer le CSP à chaque salarié concerné soit au moment de l’entretien préalable de licenciement, soit à l’issue de la dernière réunion de consultation des représentants du personnel (pour les licenciements d’au moins 10 salariés sur 30 jours).

À cet effet, elles doivent remettre à chacun d’entre eux, contre récépissé, un document écrit les informant notamment du contenu du CSP et du délai qui leur est imparti pour donner leur réponse (en l’occurrence 21 jours).

Situation du salarié

L’adhésion à un CSP permet au salarié licencié de bénéficier d’une allocation plus favorable que celle versée aux demandeurs d’emploi n’ayant pas signé ce contrat, ainsi que de mesures d’accompagnement spécifiques.

Sanction du défaut de proposition

Les employeurs qui ne proposent pas à un salarié d’adhérer au CSP sont redevables d’une contribution spécifique auprès de Pôle emploi correspondant à 2 mois de salaire brut. Il revient alors à Pôle emploi de proposer au salarié d’adhérer au CSP quand celui-ci s’inscrit comme demandeur d’emploi. Et si le salarié accepte cette proposition, la contribution de l’employeur est portée de 2 à 3 mois de salaire brut.

Date d’entrée en vigueur du CSP

L’entrée en vigueur du CSP était normalement subordonnée à l’entrée en vigueur de décrets d’application qui n’étaient pas encore publiés à l’heure où nous mettions sous presse. Malgré cela, Pôle emploi a annoncé sur son site Internet que le CSP était entré en vigueur au 1er septembre 2011 et a déjà mis en ligne des documents d’information sur le CSP. Ce dispositif est donc a priori applicable depuis cette date.

Art. 41 à 46, loi n° 2011-893 du 28 juillet 2011, JO du 29 et convention Unedic du 19 juillet 2011

Les aides à la prévention

L’incitation à la prévention peut d’abord prendre la forme d’une subvention attribuée aux entreprises qui adhèrent à un programme local ou national de prévention des AT-MP, étant précisé que ces programmes privilégient les petites entreprises, celles de 1 à 49 salariés. En pratique, cette subvention peut atteindre 25 000 € et être versée pendant une durée maximale de 4 ans. Autre type d’aide : les ristournes de cotisations AT-MP. Ces dernières peuvent être accordées aux établissements ayant accompli un effort de prévention soutenu par des mesures susceptibles de diminuer la gravité ou la fréquence des AT-MP. Le taux de ces ristournes ne peut toutefois excéder 25 % pour les établissements cotisant au taux collectif. Enfin, les entreprises de moins de 200 salariés qui souscrivent à une convention d’objectifs établissant un programme d’actions de prévention spécifique à leur activité peuvent obtenir une avance. Celle-ci étant fixée proportionnellement à leur effectif. Mais attention, pour bénéficier de l’une de ces trois aides, des conditions spécifiques doivent être remplies, notamment être à jour du paiement de ses cotisations sociales.

La cotisation supplémentaire

Lorsque l’employeur ne respecte pas une mesure de prévention qui lui a été prescrite, il peut se voir infliger une cotisation AT-MP supplémentaire. Sachant que cette cotisation ne peut désormais être inférieure ni à 25 % de la cotisation normale (calculée sur une durée de 3 mois) ni à un montant plancher de 1 000 €. Par ailleurs, lorsqu’une situation de risque exceptionnel perdure dans l’entreprise malgré le prononcé d’une cotisation supplémentaire, le taux de cette cotisation est alors automatiquement porté à 50 % au bout d’un délai maximum de 6 mois, et à 200 % après un an. Avant de subir une cotisation AT-MP supplémentaire, l’employeur doit recevoir, en principe, une injonction préalable lui signifiant son obligation de faire cesser la situation de risque dans un certain délai (en principe fixé à 6 mois au plus). Mais, en cas notamment de répétition d’une situation particulièrement grave de risque exceptionnel (par exemple des risques de chute en hauteur ou d’incendie), l’employeur peut se voir infliger directement cette cotisation supplémentaire.

La portée de la nouvelle DPAE

À l’instar de la DUE, la DPAE permet d’effectuer les formalités suivantes :

– l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale ;

– l’immatriculation du salarié à la Caisse primaire d’assurance-maladie ;

– l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;

– la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

– la demande d’examen médical d’embauche.

Le contenu obligatoire

Plusieurs informations obligatoires doivent être mentionnées sur la DPAE. Elles concernent l’entreprise et le salarié (adresse de l’employeur, code APE, service de santé au travail dont l’employeur relève, nom et prénoms du salarié, date et lieu de naissance…), ainsi que les caractéristiques de l’embauche (date et heure de l’embauche, nature et durée du contrat…).

Les modalités de déclaration

La DPAE doit être envoyée à l’Urssaf dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche et, en principe, au plus tard au moment de la mise au travail du salarié.

En pratique, la transmission se fait normalement par voie électronique. À cet effet, dès lors que l’employeur relève du régime général de la Sécurité sociale et qu’il a été préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité est simplifiée : il lui suffit de fournir le numéro d’identification de l’établissement employeur, le numéro national d’identification du salarié (s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une DPAE dans un certain délai), ainsi que certaines informations relatives à l’embauche.

À noter : un envoi papier est également possible par le biais d’un nouveau formulaire de déclaration. Cet envoi devant se faire soit par télécopie, soit par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Information du salarié

L’employeur doit remettre au salarié au moment de l’embauche soit une copie de la DPAE, soit une copie de l’accusé de réception que lui adresse l’Urssaf dans les 5 jours ouvrables qui suivent la réception de la déclaration. Étant précisé que l’employeur est réputé avoir rempli son obligation lorsqu’il rédige un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration préalable à l’embauche.